Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

I. IRATTANI ISMERETEK

46/1878 25 56/1878 33 99/1878 33 110/1878 25 112/1879 33 Ha a kútfők szerint történik az iratok tárolása, akkor a sorkönyv első oldalán felsorolták a kútfők jelentését: 1. kútfő: iparügy 2. kútfő: kereskedelemügy 3. kútfő: vasútügy 4. kútfő: mezőgazdasági ügyek,... stb. A következő lapokon pedig így álltak egymás után a sorok: iktatási szám kútfő alapszám 34/1879 1 34 45/1879 1 34 66/1879 3 66 89/1879 1 34 98/1879 3 66, ... stb. Ez az iktatási és irattározási rendszer 1948-ig tartotta magát. 1948 után is használták, főleg a nagy ügyfélforgalmat bonyolító (adóhivatal, társadalombiztosítás) szervezeteknél. A sorszámos és alapszámos mellett a 20. század elején más iktatási módok is kialakultak. A század elején vezették be az alszámos, majd második évtizedében a főlajstromszámos iktatást. Alkalmazásuknál az alapelv az volt, hogy a csatolásokat lehetőleg kiküszöböljék, de az azonos ügyek mégis együtt-tarthatók legyenek. Az alszámos iktatásnál az első irat önálló iktatószámot kap, és a kimenő válasz is ugyanezen a számon szerepel. A következő iratváltások azonban már az iktatószámok alszámaira kerülnek; az ügy egy-egy fázisában keletkezett iratok így az iktatószámnál egybegyűjtve automatikusan együttmaradnak. Ha az alszámok részére fenntartott rovatok elfogytak, akkor természetesen új iktatószámot kellett kezdeni. Ezt a módszert először a gyámügyi, családügyi igazgatásban alkalmazták, mivel itt a levélváltások száma általában előre meghatározható volt. Példánkban is egy ilyen területet mutatunk be: