Körösmezei András: Szempontok a közlevéltárak gazdasági szervekkel kapcsolatos gyűjtőterületi munkájának végzéséhez : Módszertani segédanyag (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 8. Budapest, 2001)

III. LEVÉLTÁRI KAPCSOLATTARTÁS A KÜLÖNBÖZŐ TÍPUSÚ GAZDASÁGI SZERVEKKEL

legfrissebbek, és belőlük a részvénytulajdon arányai vagy az irattáros neve stb. nem ismerhetők meg.) A jegyzőkönyv jó szolgálatot tesz akkor is, ha kirívó szabálytalanságok merülnének fel, mert ilyenkor szabálysértési eljárás indítására is szükség lenne az állami tulajdonosi jogokat gyakorló szervnél, ill. az alapító helyi önkormányzatnál. (Az állami tulajdonosi jogokat gyakorló szervek megnevezését 1. az 1995. évi XXXIX. tv. mellékletében - 1. sz. melléklet.) A legnagyobb iratképző szervekkel - MATÁV, Posta, MOL Rt. stb. - sokkal szorosabb kapcsolattartás indokolt, mint az átlagos irattermelőknél. Ezeknél az iratok nagy mennyisége az évenkénti selejtezést indokolja. Erre fel kell hívni a figyelmüket. Bár ezeknek a nagyvállalatoknak egységes iratkezelési szabályzatuk van, olykor mégis decentralizált vagy vegyes iratkezelést is alkalmaznak. Ilyenkor nem zárkózhatunk el a szervezeti egységek szerint történő selejtezések jóváhagyásától, amennyiben a selejtezési jegyzőkönyvben maradandó értékű iratok valóban nem szerepelnek. Az egyes szervezeti egységeknél nagyon sok irat keletkezik, másoknál kevesebb. Ha az összes szervezeti egységnél ugyanakkor selejteznének, a központi irattár áttekinthetetlenné válnék. A vállalatnak is, a levéltárnak is érdeke a maradandó értékkel nem rendelkező és lejárt őrzési idejű (ügyviteli értéküket vesztett) irattömegek felhalmozódásának elkerülése. 2. Kapcsolattartás az állami gazdálkodó szervezet működése során keletkezett iratanyagot is őrző gazdasági szervekkel A működő privatizált vállalatok az Ltv. 34. § (3) bek. értelmében az állami időszakban keletkezett irataikat a privatizálást követően is csak az illetékes levéltárral egyeztetve selejtezhetik. Ha a nem selejtezhető iratokat az új tulajdonos nem kívánja megőrizni, azokat az illetékes közlevéltár részére át kell adnia. A törvény arra is lehetőséget ad, hogy az új tulajdonos őrizze az állami időszakban keletkezett iratokat. Az iratok selejtezésének ellenőrzésében ezeknél a vállalatoknál is az iratkezelési szabályzat és az irattári terv szolgáltat kiindulópontot. Ha a vállalat még az állami időszakban elkészítette iratkezelési szabályzatát és annak mellékleteként irattári tervét, és azt az illetékes levéltár jóváhagyta, a levéltárnak jogában áll megkövetelni az irattári tervben feltüntetett őrzési idők figyelembevételét a selejtezéseknél. Sok esetben azon-