Körösmezei András: Szempontok a közlevéltárak gazdasági szervekkel kapcsolatos gyűjtőterületi munkájának végzéséhez : Módszertani segédanyag (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 8. Budapest, 2001)
III. LEVÉLTÁRI KAPCSOLATTARTÁS A KÜLÖNBÖZŐ TÍPUSÚ GAZDASÁGI SZERVEKKEL
formában, az ügyintézésben részt vevő munkatársak mégis az eddigi formát, ti. az akták rovatainak kitöltését, átadási-átvételi jegyzőkönyvek vezetését feleslegesnek ítélve „önállósították" iratkezelésüket, és a gazdálkodó szervnél korábban jól bevált alszámos iktatás helyett önhatalmúlag áttértek a sorszámos iktatásra. Emiatt az irattáros számára lehetetlenné vált az összetartozó ügyiratdarabok összekapcsolása. Arra az álláspontra helyezkedtünk, hogy ez fegyelmi és nem iratkezelési probléma, amelyet a vállalatvezetésnek kell megoldani, de ha ez nem sikerülne, készek vagyunk szakmai segítséget nyújtani az iratkezelés újjászervezéséhez. Nem engedhettük meg, hogy a számítógép használata az iratkezelésben anarchiához vezessen. Nem érthettünk egyet azokkal a „reformokkal", amelyek a vállalatnál keletkező iratok áttekinthetőségét nem biztosították. Tapasztalataink szerint, függetlenül attól, hogy valamely gazdálkodó szerv modernizált iratkezelési szabályzata már elkészült, és függetlenül attól, hogy meggyőződtünk arról is, miszerint az iratkezelés a levéltár által jóváhagyott szabályozás szerint működik, mégis szükségesnek véljük 2-3 évente meglátogatni ezeket a vállalatokat, és kb. 5 évenként átvenni tőlük a lejárt őrzési idejű, maradandó értékű iratokat. Javasoljuk, hogy látogatásunk alkalmával mindig vegyünk fel jegyzőkönyvet. Ennek mintáját a 3. sz. alatti melléklet tartalmazza, amely a Magyar Országos Levéltár IV. osztályán kidolgozott jegyzőkönyv formanyomtatványa. A jegyzőkönyv nemcsak iratkezelést érintő információkat tartalmaz, hanem képet ad a vállalatnál keletkező maradandó értékű iratok mennyiségéről, jellegéről (irat, tervrajz stb.) is. A jegyzőkönyv birtokában egyszerűbbé, tervezhetővé válik az iratátvétel. A jegyzőkönyv egyrészt dokumentálja a gazdasági szerv és a levéltár közötti kapcsolat létrejöttét/folyamatosságát, ugyanakkor a gazdasági szerv részéről kötelezettség-vállalást is tartalmaz arra vonatkozólag, hogy: a) fenntartja az irattári rendet, b) biztosítja az irattár működéséhez szükséges tárgyi és személyi feltételeket, c) a levéltárossal történt egyeztetést követően meghatározza a legközelebb átadásra kerülő iratanyag mennyiségét és a várható átadás időpontját, d) rögzíti, hogy az iratok rendezését az átadás időpontjáig elvégzik. A szervlátogatás során felvett jegyzőkönyvnek fontos szerepe még, hogy benne az éppen aktuális adatok (cég székhelye, neve, részvénytulajdon-hányada, az irattáros neve, az iratkezelésért felelős vezető beosztású dolgozó neve és beosztása stb.) mindig rögzíthetők, módosíthatók, frissíthetők. (A CD-céghírek adatai ugyanis nem mindig a
