Körösmezei András: Szempontok a közlevéltárak gazdasági szervekkel kapcsolatos gyűjtőterületi munkájának végzéséhez : Módszertani segédanyag (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 8. Budapest, 2001)

III. LEVÉLTÁRI KAPCSOLATTARTÁS A KÜLÖNBÖZŐ TÍPUSÚ GAZDASÁGI SZERVEKKEL

A levéltárak számára kulcskérdés az iratkezelési szabályzatok elkészítése és karbantartása. Az Ltv. értelmében a levéltárak e téren nem egyszerű véleményezési, hanem egyetértési jogkörrel rendelkeznek, messzemenően érvényesíthetik a levéltári érdekeket. Az iratkezelési szabályzat elkészítésében szükséges levéltári közreműködés mélysége szempontjából az állami (és önkormányzati) tulajdonú társasági részesedéssel működő vállalatokon belül két típust különböztethetünk meg: az egyik, amellyel a kapcsolattartás évtizedek óta folyamatos, a másik, amely az átalakulás után szinte új vállalatnak tekinthető. A Magyar Olaj- és Gázipari Rt. például iratkezelésében (szabályzatának és irattári tervének elkészítésében) felhasználja jogelőd Országos Kőolaj és Gázipari Tröszt tapasztalatait. Ugyanakkor a korábbi bánya-erőmű kapcsolat az erőmű-bánya integráció keretében gyökeresen megváltoztatta a szervek nagyságrendjét, hatáskörét, s az átszervezést követő működése során keletkezett iratok összetétele is egészen más, mint a korábbi szervezetben volt. Az első esetben megtaláljuk a külső szervdossziéban a levéltár által jóváhagyott iratkezelési szabályzatokat és irattári terveket, amelyek kiindulási alapot szolgáltathatnak az új jogszabályoknak megfelelő szabályzat kidolgozásához. A második esetben az iratkezelési szabályzat és irattári terv egészen új alapokra épül. Természetesen mindkét esetben az új jogszabályoknak megfelelő iratkezelési szabályzatra és irattári tervre van szükség. A szabályzatok elkészítésében újonnan felmerülő problémaként jelentkezik az elektronikus iratok kezelése. Egyelőre ugyan a levéltárak nem rendelkeznek olyan minőségű számítógépekkel, amelyek közvetlenül biztosítanák az elektronikus úton keletkező iratok elektronikus úton történő átvételét, de nem kétséges, hogy erre hamarosan rákényszerülnek. Az Ltv. 3. § c) pontja értelmében az elektronikus irat az őrzési idő, a selejtezés, a levéltárba adás ideje szempontjából ugyanolyan elbírálás alá esik, mint a hagyományos irat. A levéltárak hiányos informatikai felszereltsége miatt egyelőre azonban meg kell követelnünk, hogy a gazdálkodó szervek iratkezelési szabályzatai tartalmazzák, miszerint a nem selejtezhető, levéltárnak átadandó irataik eredeti példányait - mindaddig, amíg a tartós archiválást biztosító más adathordozók nem állnak rendelkezésre - nyomtassák ki. Az egyik legnagyobb tartós állami tulajdonú részesedéssel működő vállalatnál az elektronikus iratkezelésre való áttérés kapcsán sajátos probléma vetődött fel. Bár elektronikus úton ugyanolyan ügyiratok és nyilvántartások keletkeztek, mint hagyományos