Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

13. Levéltári technika

filmtekercs elejére és végére a felvételeket megelőző üres filmrészre is célszerű ráírni. Ha egy tekercs mind negatív, mind pozitív példányban megvan, ugyanazzal a tekercsszámmal kell ellátni. Ilyen esetben a sorszám mellett fel kell tüntetni, hogy pozitív avagy negatív film van-e a filmdobozban. Ha valamilyen sajátos szempont (pl. az anyakönyvi, vagy az iratképzőktől átvett filmek) indokolja, új sorozat(ok) is létesíthető(k). Ez azonban csak akkor indokolt, ha az új sorozat előreláthatóan 10-20 éven belül több száz vagy néhány ezer tekercsre számíthat. A 16 mm, illetve 35 mm széles mikrofilmek önálló sorozatot is alkothatnak, de mivel orsóik átmérője azonos egy sorozatban is elhelyezhetők. A mikrofilmgyűjtemény használhatóságát az állománybavételkor készített, illetve vezetett segédletek teszik lehetővé. Ezek: a filmjegyzék, a növedéki napló, az állagkartoték és a betűrendes mutató. - A filmjegyzék szolgáltatja legrészletesebben az adatokat a mikrofilmezett iratanyagról, azaz olyan középszintű levéltári segédlet, amely a mikrofilmezett levéltári anyagról annak a filmen elfoglalt rendjében a legkisebb raktári és a legkisebb tárgyi egységek szintjén ad tájékoztatást. - A növedéki napló rendeltetése azonos a levéltári naplóéval, de attól elkülönítetten kell vezetni. A napló az állománynyilvántartás eszköze és csak kivételképpen tekinthető kutatási segédletnek. Minden gyarapodásnak (tételnek) kell kapcsolatos ügyiratának lennie. A saját előállítás esetén az ügyiratot a növedéki napló tételszámának bejegyzésével célszerű lezárni. - Az állagkartoték áttekintést ad arról, hogy mely levéltár, mely anyaga található meg mikrofilmen a levéltár filmtárában. - A betűrendes mutató cédula-formában készítendő a filmjegyzékekhez és az állagkartotékokhoz. A címszavak összefüggéseikkel szerepeljenek (személyek teljes neve és rangja, intézmények teljes neve stb.). Ha egy címszó ismételten előkerül, úgy az adatok egy cédulán természetesen összesíthetők. A biztonsági mikrofilmek (negatív filmek) tárolására a nemzetközi irodalomban különböző hőmérsékleti és légnedvesség*! ajánlatokat találunk. Leggyakoribban a 14-16° C és 30-40% rel. nedvesség. (Ajánlott tárolási körülmények 4-13°C és 35±5% rel. nedvesség!) Ezért az ideális az, ha klimatizált a helyiség, ahol a negatív mikrofilmeket őrzik. Óvni kell a sérülésektől és az ultraibolya sugárzástól is (napfény!), vagyis a