Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)
13. Levéltári technika
nek érdekében szétválasztandók a levéltári jelzet már ellenőrzött állandó és változó adatai. Alapvető követelmény, hogy a felvételezett levéltári anyag minden oldala (lapja) teljes terjedelemben - tehát nemcsak a beírt szöveges rész -, rajta legyen a felvételen. Külön figyelmet kell fordítani az egyes oldalak szélé(i)n levő apróbetűs írásokra. Ha a tekercs vége nem esik egybe az adott cím végével, a levéltári anyagról készült utolsófelvétel után felveendő a címcédula, rátéve a „Folytatása következik" szövegű tábla. Ebben az esetben a következő tekercsen a tekercs eleji táblák után ugyanez a címcédula felvételezendő, ráhelyezve a „Folytatás" szövegű tábla. A felvételezendő iratnak a felvétel pillanatában a (tárgy)asztalon vízszintben és mozdulatlannak kell lennie. Ennek érdekében szükség szerint alkalmazható - üveglap, mely az egész iratot (az irat teljes felületét) leszorítja, illetve - csontból vagy műanyagból készült legömbölyített helyben végződő pálca, mellyel a felvételező egyik (ha szükséges két darabba! egyidejűleg két) sarkán leszorítja az iratot Az elkészült filmeket mind fototechnikailag, mind tartalmilag ellenőrizni kell. Itt az utóbbiról lesz szó. A filmek levéltári (tartalmi) ellenőrzése azt jelenti, hogy a mikrofilm leolvasó berendezésen végignézett filmről az ellenőr - filmjegyzéket (tartalomjegyzéket) - filmjegyzék, mely részletesen tartalmazza az egyes tekercseken található iratanyagok felvételeit - és - ún. pótlásjegyzéket készít. E jegyzéknek tartalmaznia kell minden olyan adatot (tekercsszám, levéltári jelzet), melynek alapján egyértelműen megállapítható mely oldal(ak)ról kell pót- ill. kiegészítő felvételt készíteni. A pótfelvételeket tartalmazó mikrofilm kidolgozása ugyanúgy történik, mint a többi tekercsé, ellenőrzésük azonban a pótlásjegyzékkel való egybevetéssel történjen. A mikrofilmgyűjtemény felépítési rendszere eltér az eredeti iratanyag esetében megszokottól. Amíg az eredeti iratanyag esetében a rendezés és az utólagos elhelyezés iratokig lemenőén bármikor viszonylag könnyen megoldható, ez a több száz (sőt több ezer!) felvételt őrző mikroformáknál megoldhatatlan. Minthogy a mikrofilmek utólagos rendezése csak igen szűk korlátok között valósítható meg, ezért a mikrofilmgyűjtemény felépítési rendszerének alapja általában a gyarapodás sorrendje. A mikrofilmgyűjteményben egy-egy tekercs jelenti az őrzési egységet. Ezeket állománybavételük rendjében 1-gyel kezdődően folyamatosan mindig 1 -gyet emelkedő sorszámmal kell ellátni. Ezt a számot a filmdobozon fel kell tüntetni, továbbá a
