Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

12. Kutató-és ügyfélszolgálat

hiteles másolatot a levéltár egyedül csak a kérelmező magánszeméllyel, egyenes ági rokonával vagy jogelődjével kapcsolatban adhat ki. A levéltárak a kért tájékoztatást szóbeli vagy írásbeli kérelemre szóban vagy írásban egyaránt adhatnak. Tartalmi kivonatot és hiteles másolatot a levéltár azonban csak írásos, illetőleg a levéltár által feljegyzés formájában írásba foglalt szóbeli megkeresésre állíthat ki. Ennek a feljegyzésnek tartalmaznia kell az érdekelt fél, valamint - ha a kérelmező nem azonos az érdekelt féllel - a kérelem benyújtójának a nevét és lakcímét, személyi igazolványának, vagy az azt pótló igazolványnak (útlevél) a számát, továbbá a kérelem tárgyát, valamint a kérelem teljesítésének megkönnyítéséhez és a jogosultság mértékének az elbírálásához szükséges további adatokat is. A levéltárhoz bármilyen tájékoztatás végett intézett írásos megkereséseket, illetőleg a szóbeli megkeresés után készített feljegyzéseket iktatni kell. A levéltár az írásbeli tájékoztatást csak ajánlott levélben, és csak az érdekelt félnek adhatja meg. A tartalmi kivonat olyan írásos, de nem szöveg- és formahű értesítés, amely a magánember személyi körülményeire, jogaira, kötelezettségeire vonatkozóan a levéltár anyagából szolgáltat adatokat, illetve - az ügyfél kifejezett kérelmére - közli az ilyen adatokat tartalmazó levéltári anyag hiányát. Egy tartalmi kivonat több iratnak a keresett tárgyra vonatkozó adatait is tartalmazhatja. A hiteles másolat tartalmára nézve lehet teljes, illetőleg kivonatos, formáját tekintve szöveghű (írásos), illetőleg szöveg- és formahű (fénykép) másolat. A teljes másolat az adott irat teljes szövegét magába foglalja. Kivonatos másolat ugyanakkor az adott iratnak csupán az egyes részeiről készül. Kivonatos másolat állítható ki akkor, ha az adott irat a tárgyra nem vonatkozó adatokat is tartalmaz. A levéltár felelősséget visel azért, hogy a kivonatos másolat a tárgyra vonatkozó szöveg egészét az irat tartalmának mindenféle torzítása nélkül tartalmazza. A személyiségi jogok tiszteletben tartása érdekében a kiadott másolatok csak az illető ügyfélre vonatkozhatnak, a következő technikai előírások figyelembevételével: Ha a másolat több lapból áll, a lapokat be kell számozni, át kell varrni, és az átvarrást oly módon kell lezárni, hogy a lapok sértetlen kicserélésére ne nyíljék lehetőség. A hitelesítési záradékot a reprodukció hátlapjára, több oldalra terjedő másolat esetén a megfelelő összefűzött másolat utolsó lapjának a hátoldalára kell rávezetni. A záradék tartalmazza: a) a másolat terjedelmét és fajtáját; b) az eredeti iratot őrző levéltár nevét; c) az eredeti irat levéltári jelzetét (fond és állag címét) és az irat-