Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

12. Kutató-és ügyfélszolgálat

nak a fondon és az állagon belüli helyét meghatározó adatokat; d) az eredeti irat pontos irattári meghatározását. A kivonatos hiteles másolat esetében a hivatkozott, illetőleg az idézett szövegrész eredeti iraton belüli pontos megjelölését (oldalszám, számozott vagy időrendi bejegyzések sorszáma vagy dátuma). A levéltári anyag kutatás, ügyfélszolgálat, kölcsönzés vagy belső munkák alkalmával elkerül a raktári jegyzékben rögzített helyéről. így röviden foglalkoznunk kell az iratanyag mozgását dokumentáló nyilvántartásokkal is. A raktárból levéltári anyagot csak a helyére helyezett őrjegy visszahagyásával szabad kivinni. Az őrjegyen fel kell tüntetni az irat jelzetét, a kiemelés keltét, valamint a - kutatóterembe történő kivitel esetén - a kérőlap iktatószámát, az ügyviteli célú használat során pedig a kivitel alapjául szolgáló ügyirat iktatószámát, végül bármilyen más belső kutatói vagy restaurátori iratkivitel esetén az ügyben eljáró levéltári dolgozó sajátkezű aláírását. A raktárból kivitt levéltári anyag jelzeteinek a nyilvántartására szolgáló anyagkiviteli napló esetleges rendszeresítését és kezelését a levéltár saját ügyrendjén belül szabályozza. Néhány értékesebb iratanyag esetében a levéltárak őrlapot is rendszeresítenek, melynek funkciója, hogy tájékoztatást nyújtson a referens számára arról, hogy az adott irategyüttesben ki milyen iratot kutatott, valamint államigazgatási vagy bírósági ügyben kinek, milyen számon adott felvilágosítást, szolgáltatott adatot vagy készített fénymásolatot a levéltár. Az őrlapot raktári egységenként (doboz, csomó stb.) vezetik. A levéltári anyag kölcsönzése: levéltári iratanyagot az azt őrző levéltáron vagy tudományos intézményen kívüli használatra kizárólag kölcsönzési eljárás keretében lehet rendelkezésre bocsátani. A kölcsönzés során alkalmazandó szabályokat a kölcsönzés célja határozza meg. A kölcsönzés történhet ügyviteli, kutatási és kiállítási célból. A levéltári anyag bármilyen jellegű kölcsönzését a kölcsönadónál a kölcsönzési naplóban tartja kötelezően nyilván. A kölcsönzési napló rovatai: a kölcsönzés időpontja, a megkeresés száma, a kapcsolatos ügyirat száma (melyben megtalálható a kölcsönzött iratok jegyzéke), a kiadott iratok megjelölése (év, szám, kútfő, tétel, darab), a kölcsönvevő szerv és az anyagot használó személy neve, postacíme, a kölcsönzés célja és időtartama, valamint a kölcsönzés idejének esetleges meghosz-