Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

12. Kutató-és ügyfélszolgálat

A levéltári ügyfélszolgálat Azoknak a szerveknek és személyeknek, amelyek, illetve akik a levéltárat írásban vagy szóban megkeresik, és hivatalos vagy magán célra tájékoztatást kérnek a levéltári anyagról, az abban rejtőző adatokról a levéltár - az anyag rendezettségének és segédletei részletességének megfelelő mértékben - általános tájékoztatást nyújt a kérdéses tárgyra feltehetően adatokat tartalmazó fondokról, illetőleg fond részekről, vagy a megkeresésben közölt adatok közvetlen felhasználásával egyedi adatokat szolgáltat. A levéltárat személyesen felkereső ügyfelek általában szakképzettségükre, iskolai bizonyítványukra, munkaviszonyukra, iparengedélyükre, lakáskiutalásukra, bírósági peres ügyeikre, közjegyzői határozatokra vonatkozó igazolások másolatban való kérésével fordulnak az intézményhez. Az ügyfél kéréséről az „Ügyfélszolgálat" munkatársa adatlapot vesz fel, melyen az ügyfél neve, címe, a kutatás tárgya, éve, az átvett dokumentumok megjelölése szerepel. Az ügyfelektől nyomtatványon felvett adatokról a levéltárak általában külön nyilvántartást vezetnek, mely a következőket foglalja magában: sorszám (iktatószám), dátum, a beadó neve, a kutatandó személy neve, a kutatás tárgya, évköre, a mellékelt iratok felsorolása, a kutatást végző levéltári egység vagy személy, a kutatás eredménye (nemleges, érdemleges, folyamatban), a válasz postázásának és az irattárba helyezésnek dátuma. A levéltárak a törvényben meghatározott feladataik során kutatást csak a levéltárfenntartó írásbeli utasítására végeznek. Nem tekinthető azonban kutatásnak, ha a levéltári anyagot az ügyfél által szolgáltatott adatok közvetlen felhasználásával rövid időn belül megkeresik. A levéltárak az azonosított iratokról tartalmi kivonatot és hiteles másolatot adnak ki. A levéltár tájékoztató tevékenysége során magánszemélynek csak olyan levéltári anyagból szolgáltathat ki adatokat, vagy állíthat ki róla tartalmi kivonatot, esetleg hiteles másolatot, amely a levéltári törzskönyvbe bevezetett állományba tartozik, és nem esik kutatási korlátozás alá. Tartalmi kivonatot vagy