Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

11. A segédletek

roija fel a fond egyes raktári egységeit. Általában ideiglenes raktári jegyzékként felhasználhatók az iratanyag beérkezésekor készült átadás-átvételi jegyzékek. 2. (Egyszerű) raktári jegyzék Minden egyes fondról, illetve állagról a középszintű rendezés befejezésekor össze kell állítani a rendezési munka eredményét rögzítő középszintű leltárat, a raktári jegyzéket. Fondonként, illetőleg állagonként készül és a fond (állag) külső és belső tagolódásának alapul vételével egyenként sorolja fel az annak részeit alkotó raktári egységeket. Elsődleges célja a levéltári anyag biztonságos őrzése, védelme. 3. Áttekintő raktári jegyzék A tájékoztatást és a biztonságos őrzést egyaránt szolgálja, szintetikus módszerű levéltári segédlet. Szintén a fond (állag) külső (fizikai) és belső (levéltári) tagolódásának alapul vételével egyenként sorolja fel az annak részeit alkotó raktári egységeket (csomókat dobozokat, köteteket) és a bennük őrzött közös tárgyú levéltári egységeket (kútfők, tételek). A raktári jegyzék általános adatai: - a szerv (fond) neve, - a szervezeti egység (állag) neve, évköre, terjedelme, raktári elhelyezése, - a jegyzék készítésének időpontja, - a készítő és felettese aláírása, - raktári egységek száma, megnevezése, - az iratanyag felsorolása. Sorszámos iktatásnál megjelöljük a dobozok, csomók számát, a sorozat nevét, az évet, az első és utolsó iktatószámot. Az egységeket úgy célszerű kialakítani, hogy az egységek végén kerek számok legyenek. A korábban idézett, Hazafias Népfront irataiból a következő jegyzék készíthető: HAZAFIAS NÉPFRONT SZABOLCS-SZATMÁR MEGYEI TITKÁRSÁGA IRATAI 1965-1969 Terjedelem: 1,50 folyóméter Elhelyezés: III. raktár 1. doboz Iratok 1965 1-800 2. 801-1236 3. 1966 1-750 4. 751-1267