Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

11. A segédletek

selejtezés az egyes iratoknak a belső ismertetőjegyek alapján való értékelését jelenti. A selejtezést a levéltár illetékes vezetője vagy megbízottja ellenőrzi. Ezen kívül minden esetben, tehát akkor is ha a minisztérium Levéltári Osztályának utasítása, vagy az általa jóváhagyott terv alapján folyt le a selejtezés, jegyzőkönyvet kell felvenni. A selejtezési jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a selejtezés alá vont fond vagy állag címét és eredeti mennyiségét; annak megjelölését, hogy a selejtezés általános vagy részleges volt-e, a fond egészére, vagy csak egyes sorozataira, esetleg csak egyes ügykörökre terjedt-e ki, a selejtezés alapjául szolgáló ügykörjegyzék vagy selejtezési terv címét, illetve számát; a selejtezési engedély vagy utasítás számát; a kiselejtezett tárgyi vagy formai csoportok címeit, illetve az iratféleségek leírását; a kiselejtezett iratok iratfolyóméterben vagy kg-ban megadott mennyiségét; a selejtezés időpontját; végül a selejtezést végző és azt ellenőrző személyek nevét. A selejtezési jegyzőkönyvet a levéltár felügyeleti hatósága útján vagy az ügyrendi szabályzatban meghatározott más úton a Levéltári Osztályhoz kell felterjeszteni jóváhagyás céljából. A kiselejtezett iratokat a selejtezés jóváhagyásáig külön csoportosítva, de eredeti levéltári rendjét megtartva kell tárolni. A jóváhagyás megtörténte után, az 1969 után keletkezett, tételszámosan kezelt iratok kivételével a kiselejtezett iratokat a megfelelő könyvekből (iktatókönyv) ki kell vezetni (azaz a megfelelő alapszámhoz, vagy iktatószámhoz „S" betűt kell írni), vagy más módon kell gondoskodni, hogy a megmaradt iratanyaghoz használható segédletek álljanak rendelkezésre. Mindezek megtörténte után kerülhet sor a kiselejtezett iratok zúzdába szállítására. 11. A SEGÉDLETEK A levéltári segédletek a levéltári anyaghoz tartozó, a levéltárban készülő segédanyagok, melyeknek célja egyfelől a levéltári anyag nyilvántartása, ezen keresztül védelme, megőrzése; másfelől a tájékoztatás, a levéltárban őrzött anyag feltárása, kutathatóvá tétele. Funkciója tehát kettős: a megőrző és tájékoztató szerepet a segédletfajták többsége egyszerre képes betölteni.