Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

11. A segédletek

A segédletek osztályozásának szempontjai A levéltári segédleteket a következő szempontok szerint lehet felosztani: I. Tematikai alapon II. Rendszer alapján III. Cél vagy rendeltetés alapján IV. Szint alapján I. Tematikai alapon a levéltári segédleteket két fő osztályba soroljuk: 1. Általános segédletek 2. Speciális vagy tematikus segédletek 1. Az általános levéltári segédletek egy adott levéltári forrás részeit egytőlegyig, válogatás, kihagyás nélkül írják le. A levéltári segédletek legtöbbször általánosak, egy nagyobb vagy kisebb irategyüttesből indulnak ki (teljes levéltári anyag, fondcsoport, fond, állag), általánosan tárják fel és tartják nyilván az adatokat. Ezek jobban szolgálják az iratok védelmét, mint azok, amelyek rendszere eltér a levéltári anyagtól. 2. A tematikus segédletek egy speciális témából indulnak ki. Azt tárják fel, hogy e témából hol, milyen levéltári anyag található. II. A levéltári segédletek rendszerük alapján lehetnek: 1. Azonosak a levéltári anyag rendszerével (leltárak) 2. Eltérőek a levéltári anyag rendszerétől (mutatók) 1. Ha a segédletek azonosak a levéltári anyag rendszerével, akkor az iratok egyes részeit abban a sorrendben írják le, amelyben a részek a rendszerben egymás után következnek, ez általában a levéltári jelzetek rendjének felel meg. Ezek a segédletek a leltárak. 2. A levéltári anyagtól eltérő jellegű segédletek a rendszertől és jelzetektől függetlenül csoportosítják a dokumentumokat. Ezek a mutatók. III. A levéltári segédleteket feloszthatjuk céljuk, rendeltetésük szerint: 1. A biztonságos megőrzést a nyilvántartások teszik lehetővé. 2. A használatot a tájékoztatási segédletek szolgálják. 3. Vannak olyan segédletek, amelyek a tervezést segítik elő. A nyilvántartási segédletek a következők: a) Szervnyilvántartási lap