Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

8. Iratkezelés napjainkban

tezés útján szabad megsemmisítés vagy nyersanyagként való felhasználás céljából kiemelni. Az irattár anyagát öt évenként legalább egyszer selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni. Ennek során ki kell választani azon iratokat, amelyek őrzési ideje lejárt és így kiselejtezhetek. Az őrzési időt az utolsó érdemi ügyintézés lezárásának keltétől kell számítani. Az 1969. évi 27. tvr. kiadása, illetve az iratkezelési szabályzatok bevezetése után a selejtezési munka leegyszerűsödött. Mivel egy tételszámhoz vagy ügykörszámhoz azonos ideig őrzendő iratok kerültek, a válogatás automatikussá vált. A munka megkezdése előtt 30 nappal értesíteni kellett a levéltárat, befejezésekor pedig jegyzőkönyvet kellett készíteni két példányban, mely a következő adatokat tartalmazta: - a szerv neve, - a selejtezést végző és azt a szerv részéről ellenőrző személyek neve, - a selejtezés megkezdésének és befejezésének időpontja, - az iratok elbírálásához alapul vett jogszabály címe, száma, - a selejtezés alá vett fond, állag(ok), a szerv és a szervezeti egység(ek) címe, évköre, terjedelme, - a kiselejtezett iratanyag csoportjainak évköre, tételszáma, tárgya, terjedelme, - a selejtezésért felelős személy aláírás és nyilatkozat arról, hogy az iratselejtezési utasítás szerint járt el. A jegyzőkönyv mindkét példányát meg kellett küldeni az illetékes levéltárnak. Példa: SELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV Készült 1996. július 1-jén az Ipari és Kereskedelmi Minisztérium Központi Irattárában A selejtezést végzők neve: ellenőrizte: A selejtezés megkezdve: 1996. május 15. befejezve: 1996. július 1. Az alapul vett jogszabály: Tü-307/1985. sz. utasítás