Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

8. Iratkezelés napjainkban

5. kötet 1995. 151. tétel Iktatókönyv 6. kötet 1995. Mutatókönyv A-Z Budapest, 1996. január 15. X. Y Z. W. főosztályvezető irattárvezető átadó átvevő Feladatok a központi irattárban Az iktatott és nem iktatott iratok rendjét úgy célszerű kialakítani a központi irattárban, hogy a hely megfelelő kihasználása mellett azok könnyen hozzáférhetők, visszakereshetők legyenek. Központosított (centralizált) iratkezelési rendszerben célszerű az iratok év, azon belül növekvő irattári tételszám, majd - ha van - az iktatószámok növekvő rendje szerinti csoportosítás, ez megkönnyíti a selejtezést, levéltári átadást. Osztott vagy vegyes iratkezelési rendszernél is használható ez a módszer, de nem célszerű, így ugyanis nehezebb lesz az ügyviteli célú, szerven belüli adatszolgáltatás, mivel az egyes leadó szervezeti egységek iratai az irattáron belül több részletben helyezkednek el. Az önkormányzati irattárakban az iratok csoportosításának alapját az év, az ágazati betűjel, az ügykörszámok és a selejtezési jel adja, ezen beiül az iktatószámok emelkedő sorrendje a meghatározó. A központi irattáros fontos feladata - indokolt esetben - az iratok rendezése. Erre elsősorban akkor van szükség, ha költözködés vagy egyéb ok miatt az eredeti rend felbomlott, vagy valamely meggondolásból ettől eltérő, új rendet kell kialakítani. A rendezési alapelvek megegyeznek a levéltári iratokra vonatkozó normákkal. Alapegység az egy iratképző anyagát magában foglaló fond, melyen belül az egyes szervezeti egységek iratai az állagok, ezen belül sorozatokat alakíthatunk ki. Szintek szerint az irattárban is megkülönböztetjük az alap-, közép- és darabszintű rendezést. Alapszintű rendezés alkalmával a fondok, állagok, esetleg sorozatok rendjét állapítjuk meg, és az összetartozó iratokat egymástól elkülönítjük. A munka második fázisa a középszintű rendezés, melynek során kialakítjuk a raktári egy-