Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)
8. Iratkezelés napjainkban
ségeket és ezeken belül az iratokat sorba rakjuk. Ha célunk az irattári rend helyreállítása, akkor a munkánál figyelembe kell venni, hogy a rendezésbe bevont iratokat keletkezésük idején milyen módon kezelték. így más eljárást kell követni az egyszerű sorszámos, az esetlegesen még az irattárakban előforduló csoportszámos és mást a tételszámos rendszerben nyilvántartott iratok rendezése alkalmával. Az irattárakban is előfordulnak olyan iratféleségek, melyeknél a középszintnél részletesebb, darabszintű rendezés indokolt. Ide tartoznak a tervrajzok, térképek, jogbiztosító iratok (pl. alapítólevelek, szerződések), de darabszinten rendezzük a korábbiakban említett, nem iktatott számlákat, pénzügyi iratokat, egyes munkaügyi nyilvántartásokat is. Az iratok új, az eredeti irattári rendszertől eltérő kialakítására több okból is sor kerülhet. Például: az iktató- és mutatókönyvek hiánya, az iratok teljes összekeveredése, kutatási, visszakeresési szempontok stb. A rendezés történhet tárgyi egységek kialakításával, időrend alapján, irattípusok szerint, a dokumentumok alakja, nagysága stb. figyelembevételével. Ha az irattári terv megvan, az szolgálhat kiindulópontul a rendezéshez, a módszer pedig az, hogy az iktatott és nem iktatott iratokból a tételszámoknak megfelelő csoportokat alakítunk ki. Ilyenkor a tételszámokat írjuk fel az egyes dobozokra, csomókra, kötetekre még akkor is, ha azok az iratokon nem szerepelnek. Tételszámos irattári egységek kialakítása nyomán nemcsak a tárolt iratanyag válik áttekinthetővé, hanem a selejtezés is könnyen megoldható. Ha az irattári terv hiányzik, abban az esetben rendezési tervet kell készíteni, amit a szervet felügyelő, vagyis a területileg illetékes levéltár szakreferense bírál el. Az irattári segédletek két fő csoportra tagolódnak: az iratanyag mozgásával kapcsolatos segédletekre és az irattár belső segédleteire, a) Az iratanyag mozgásával kapcsolatos segédletek - az átadás-átvételi jegyzék (a kézi és központi irattár közti anyagmozgás dokumentuma, de ilyen jegyzéken rögzítik az iratok levéltárba adását is) - gyarapodási napló (a kézi irattárból a központi irattárba került, jogelőd szervektől átadott iratok nyilvántartására szolgál) - fogyatéki napló (selejtezés, levéltári átadás vagy más célból az irattárból véglegesen eltávolított iratok nyilvántartója) - levéltári őrzésre átadott iratok jegyzéke (az őrzési idő lejárta után levéltárba került, történeti értékű iratok nyilvántartása)
