Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

8. Iratkezelés napjainkban

zés után az ügyintézőnek - az ügyirat e célra fenntartott részén - fel kell írni az irattári terv szerinti tételszámot, amelynek alapján az ügyiratokat be kell sorolni az irattári tételekbe. Az elintézés-tervezet jóváhagyását kiadmányozásnak nevezzük. A kiadmányozásra jogosult munkatársak (vezetők + beosztottak) körét és hatáskörüket az ügyrendben, illetve a munkaköri leírásokban kell rögzíteni. A kiadmányozás történhet eredeti aláírással vagy a kiadmányozó nevének az iratra gépelésével, „sk" (saját kezével) jelzéssel. Ezt a tervezetet kiadmányozáskor „K" jelzéssel kell ellátni. Az iratkezelő a tisztázatra „a kiadmány hiteléül" záradékot rávezeti, lebélyegzi és saját kezűleg aláírja. Ha a kiadmányozó a kiadmányt saját kezűleg írja alá, ezt a tényt az elintézés-tervezet aláírásakor „kh" (kiadványt hozzám), vagy „ak" (aláírással kiadom) betűkkel kell jelezni. Az ügyintéző felelős az általa elkészített elintézés-tervezetben foglaltakért, és ezt névjegyével (szignójával) köteles ellátni. A jóváhagyott (kiadmányozott) iratot kiadmánynak nevezzük. Ha az ügyintéző kiadmányoz, rendszerint nem készít tervezetet, egyszerűbb iratoknál sem szükséges e munkamozzanat. A kiadmánynak minden esetben tartalmaznia kell - a szerv nevét, címét, - a telefon, telefax számát, - az ügyintéző nevét, - a kiadmányozó nevét, - az ügyirat tárgyát, - a mellékletek számát, - az ügyirat iktatószámát, - a hivatkozási számot (a beküldő fél iktatószámát). A kiadmányozott ügyiratokat a tisztázatokkal együtt az ügyiratkezelőnek kell átadni, aki az átvételt az előadói munkanapló megfelelő rovatában kézjegyével igazolja. Az irat elküldése előtt a kezelőnek - ha nem lezárt borítékban kapta a kiadmányt - ellenőriznie kell a címzés, iktatószám, dátum helyességét. Az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott kiadmányhoz csatolni kell az előírt mellékleteket. Az elvégzett ellenőrzések után az iratkezelő feljegyzi az iratra az elküldés keltét. A küldeményeket lehetőleg még az átvétel napján kell postázni. A kimenő levelek továbbíthatók a szerv saját kézbesítője útján is. Ilyenkor kézbesítőkönyvet használnak. Az elintézett ügyiratokat, amelyeknek kiadmányait már továbbították,