Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

8. Iratkezelés napjainkban

vagy amelyeknek - intézkedés nélkül - irattározását elrendelték, irattárba kell helyezni, és ezt a tényt az iktatókönyv megfelelő rovatában hónap és nap bejegyzésével jelölni. Az irattári kivezetésnél mindig a postázás napját, illetve az irattározási utasítás keltét kell feltüntetni. A kinevezéssel egyidejűleg az iktatókönyvbe be kell jegyezni az irattári jelet, tételszámot, alapszámos iktatásnál - esetenként - az alapszámot. Az ügyiratok irattárba helyezésének bejegyzése az iktatókönyvbe a nyilvántartási munka befejező mozzanata, de egyúttal az ügyintézés befejező szakasza is. Összefoglalásként az ábrán látható az irat útja az ügyintézés folyamatában az ügy lezárását követő irattárba-helyezésig. Iktató V Továbbítás ügyintézőhöz Döntéstervezet < készítés nem Tisztázás Az ügyintéző kiadmányoz > A vezető kiadmányoz Jóváhagyta? Kiadmányozás Ügyfél < Postázónak utasítás <• Ügyintéző Elintéződött nem > Határidőbe tétel Irattárba igen 5. ábra: Ügyiratkezelés az ügyintézés folyamán igen nem