Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

8. Iratkezelés napjainkban

A szervek egy részénél az ügyintézők a nevükre szignált iratokat előadói munkanaplóval veszik át. Adatai: - ügyiratszám, - az átadás-átvétel ideje, elismerése (aláírás). Az ügyintéző iktatószám szerint, majd lapszámonként ellenőrzi az általa átvett iratokat. Az elintézés-tervezet készítése előtt, ha az már csak a legkisebb mértékben is eltér a szokásostól, tájékoztató feljegyzést kell készíteni. Szükség van ilyen feljegyzésre, ahol közbeesőén szóbeli tárgyalások voltak, vagy az ügyiratban határidős kezelésre ad utasítást az ügyintéző. A közigazgatási, hatósági, minisztériumi gyakorlatban az írásbeli ügyintézésben előadói ívet használnak. Az előadói ív - az irat borítójaként, - előnyomott oldalán az ügyirat legfontosabb adatainak, továbbá az ügyintézői, kiadói utasításoknak és egyéb iratkezelési mozzanatoknak feljegyzésére, - a belső oldalakon a kiadvány-tervezet, valamint a feljegyzések leírására szolgál. Az előadói ív első oldalát az iratkezelő és az ügyintéző együttesen tölti ki. A kezelő írja fel az irat számát, a határidőt, a tárgyat, az előiratok számát, az ügyintéző tölti ki a többi rovatot. Az elintézés-tervezet készíthető - az iraton (hátiratilag), - a tisztázaton (az egyidejűleg készülő eredeti első és másodlati példányon), - sokszorosított (előnyomott) nyomtatványon. Az elintézés történhet - az eredeti irat továbbításával más szervhez vagy szervezeti egységhez további intézkedés céljából, - tisztázásra kerülő elintézés-tervezet útján, - intézkedés nélkül, irattárba helyezéssel. Az ügy intézése során a vezető vagy az ügyintéző határidőt jelölhet ki a közbenső intézkedés lebonyolítására. A határidőt az iktatókönyv megfelelő rovatában, a hónap és nap megjelölésével, grafitceruzával kell bejegyezni. Ha a válasz a kitűzött határidőire vagy a határidő lejárta előtt megérkezik, az iratot a nyilvántartásból ki kell venni, és az iktatókönyvi bejegyzést ceruzával áthúzni. A válasz elmaradása esetén a határidős ügyiratot a kezelőiroda sürgető lapon - esetleg újabb határidő megjelölésével - megsürgeti. Ha a kitűzött újabb határidőn belül sem érkezik válasz, az iratkezelő az ügyiratot az ügyintézőhöz továbbítja. Irattárba helyezés előtt a határidőre vonatkozó valamennyi ceruzás bejegyzést ki kell radírozni az iktatókönyvből. Az elinté-