Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)
8. Iratkezelés napjainkban
az ügyintéző neve az irattári tételszám. Az iktatószám az iktatókönyv megfelelő számából, esetleges alszámából, évszámból és - mint korábban említettük - a mutatókönyv vagy a szervezeti egység betűjeléből, illetőleg jelzőszámából áll. A sorszámos iktatásnál napjainkban használatos iktatókönyv rovatai a következők: - iktatószám - dátum - a küldő neve, száma - mellékletek darabszáma - ügyintéző - az irat tárgya - kezelési feljegyzések - határidő - irattári terv szerinti tételszám - irattárba helyezés jele, kelte Ha az iratot hivatalból kezdeményezték, akkor a harmadik rovatba „H" jelzés kerül. Az alszámos iktatókönyvet ezen túlmenően még tartalmazza az alszámokon nyilvántartott iratok azonosításához szükséges rovatokat. A kimenő és bejövő iratok iktatása mindig egy könyvben történjék. A központosított iratkezelésnél gyakori, hogy az egyes szervezeti egységek külön osztálynyilvántartó könyvet vezetnek. E nyilvántartó-könyv rovatai: átadás keite központi iktatószám és az osztály nyilvántartási száma kitől, honnan érkezett az irat tárgya előadó határidő, kezelési feljegyzések Osztott iratkezelésnél nem vezetnek külön nyilvántartó-könyvet, hiszen az elintézést igénylő iratok iktatása az osztályon történik. A beérkező iratot csak egyetlen, az ügyben érdemben intézkedő szervezeti egység iktathatja be, és a kimenő levélnek is ez lesz az iktatószáma. A láttamozás, véleményezés céljából az osztálynak megküldött iratok az átfutó iratok naplójában tarthatók nyilván. Ez a megküldés dátumát, az ügyirat iktatószámát, és az intézkedéseket rögzíti.
