Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)
8. Iratkezelés napjainkban
A gyakran előforduló, azonos jellegű ügycsoportoknak, ha azok egyetlen intézkedéssel zárulnak le, egy-egy gyűjtőszámot célszerű fenntartani (pl. iparengedélyek, iparszüneteltetés, szociális segélyek, jövedelempótló támogatások stb.). A gyűjtőszámokat - az iktatás módjától függetlenül - a rendelkezésre álló számkeret elején jelölik ki. Alkalmazásuk esetén az előző év gyakorlata alapján megállapított szükséglet szerint külön nyomtatványokat kell használni, és azokat bekötni az iktatókönyv elejére. Azokat az intézkedéseket, melyekre több szervtől vagy belső szervezeti egységtől válaszok, jelentések érkeznek, gyűjtőíven kell feljegyezni. A gyűjtőívre fel kell írni azon szervek nevét, melyektől jelentések, válaszok várhatók. A kitűzött határidő lejárta után a gyűjtőívet csatolni kell az intézkedést tartalmazó irathoz. Minden ügyiratkezelési rendszernél az irat beiktatása előtt meg kell állapítani, hogy az ügynek a folyó évben vagy korábban volt-e előirata. Ha volt, akkor sorszámos iktatás esetében a kezelő köteles az előiratot az irattárból kikeresni, azt véglegesen szerelni, vagy ideiglenesen csatolni az utóirathoz, és az iktatókönyv „kezelési feljegyzések" rovatában feljegyezni az előiratnál az utóirat, az utóiratnál az előirat számát. Alszámos iktatásnál az elő- és utóiratok összekapcsolása csak az alszámok figyelembevételével történhet. Az iratkezelési munkának az iktatást követő része a mutatózás, melynek célja, hogy a visszakereséshez az iratot az iktatószámnál könnyen megtaláljuk. A mutatók hely-, név- és tárgymutatók lehetnek. Nem kell mutatót készíteni azoknál a szerveknél, vagy osztott iratkezelés esetén azoknál a szervezeti egységeknél, ahol az évi ügyiratforgalom nem haladja meg a 2000 darabot. Csak névmutatót kell készíteni, ha a kisebb ügyiratforgalmú szervek az iratokat elintézés után rögtön irattári tételek szerint kezelik. Minden beérkezett és iktatott iratnál ki kell jelölni az ügyintézőt. Ezt a műveletet szignálásnak nevezzük. Szignálás után a szervezeti egységek kézbesítőkönyvvel, az egyes előadók előadói munkakönyvvel vagy rövid úton (iktatókönyvi bejegyzéssel) kapják meg az iratokat. A kézbesítőkönyv a szerven belüli iratmozgást regisztráló segédlet. Adatai: - ügyiratszám, - címzett, - az átvétel ideje, elismerése (aláírás).
