Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)
8. Iratkezelés napjainkban
külön kezelő szervezeti egységek megbízott dolgozója veszi át. Ha valamely küldemény burkolata sérült, vagy láthatóan valahol már felbontották, ezt a tényt rögzíteni kell. Rá kell írni a borítékra, hogy „sérülten" vagy „felbontva" érkezett és a postabontó aláírásával ellátni. Ha az ügyfél vagy képviselője az iratot személyesen nyújtja be, kérésére az átvételt igazolni kell. A beérkezett küldemények felbontásának rendjét a szerv ügyrendje határozza meg. Központi iratkezelés esetén a postabontás is központosított. Osztott iratkezelésnél a küldeményeket - melyek egy része rögtön a telephelyre érkezik - a részleg vezetője vagy az általa kijelölt dolgozó bontja. Osztott iratkezelés esetén is van azonban olyan gyakorlat, hogy a részlegek munkájának áttekintése érdekében a postát a központban bontják. Nagy iratforgalmú szerveknél, különösen osztott iratkezelés és központosított postabontás esetén szükségszerű a beküldött iratok érkeztetése. Érkeztetés alkalmával külön bélyegzőt használnak, mely csak az „Érkezett" felírást és a dátumot tartalmazza. A lebélyegzett iratok főbb adatait (a küldő neve, iktatószáma, tárgy, az ügyintéző szervezeti egység) érkeztető könyvbe vezetik be. Az ügyiratkezelés legfontosabb része az iktatás, melynek segítségével figyelemmel lehet kísérni az irat mozgását, biztosítani fellelhetőségét. A küldeményeket az érkezés napján, vagy legkésőbb az azt követő napon iktatni kell. Iktatni kell a telexen, faxon érkezett leveleket, jelentőségüknek megfelelően a telefonon érkezett értesítéseket és a hivatalból keletkezett iratokat is. Az ügyintéző ugyanis csak akkor tudja a kimenő leveleket megfogalmazni és leírni, ha már van iktatószáma. Nem kell iktatni - a nem hivatalos rendezvényre szóló meghívókat - a visszaérkezett tértivevényeket - a hivatalos lapokat, szakfolyóiratokat - számlákat, bizonylatokat, pénzügyi okmányokat - a rendszeresen tájékoztatás céljából érkező statisztikákat, jegyzőkönyveket stb. Az iktatás első lépése az iktatóbélyegző lenyomatának az iraton történő elhelyezése. A bélyegző lenyomata a következő rovatokat tartalmazza: a szerv neve, székhelye az iktatás dátuma az iktatószám a mellékletek darabszáma
