Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)
8. Iratkezelés napjainkban
Központosított iratkezelésnél az iktatás, mutatózás, tisztázás, postázás, elküldés, átmeneti irattározás, tehát az ügykezelés valamennyi lényeges mozzanata egy helyen történik. A decentralizált (osztott) megoldás szerint az ügykezelés alapvető teendőit az egyes szervezeti egységek iratkezelő vagy az osztályirodák látják el. A vegyes ügykezelés azt jelenti, hogy e teendőket - az ügyrend meghatározása szerint - részben a szerv központi kezelőirodája, részben pedig a szervezeti egységek iratkezelői, vagy esetleg maguk az előadók végzik. Osztott vagy vegyes iratkezelésnél meg kell határozni, hogy a különböző iktatási egységek iratait hogyan különböztetjük meg egymástól. Ez háromféleképpen történhet: számkerettel, jelzőszámmal, betűjellel. A számkeret alkalmazása annyit jelent, hogy az év elején minden iktatási egység számára bizonyos számkontingenst jelölnek ki, és az iktatást a számkeret első számával kell megkezdeni. A másik megoldás az, hogy a szervezeti egységek azonos számú iratait betűjelekkel különböztetik meg egymástól. Az ábécé összes betűjét figyelembe véve 24 önálló egység külön jelzésére van így lehetőség. A harmadik módszert, a jelzőszámok használatát ott lehet javasolni, ahol a szervezeti egységek többszörös alá- és fölérendeltségben állnak egymással, és az ügyiratok száma előre nem határozható meg. Az iratkezelési módszer megválasztása után el kell dönteni, hogy az iktatási módok közül melyik a legalkalmasabb a hivatal, intézmény vagy vállalat nyilvántartásainak vezetésére. A ma is használatos iktatási formák a következők: A történeti fejezetekben ismertetett módok közül ma is használjuk a sorszámos, alszámos, ritkábban a főlajstromszámos, alapszámos iktatást. Ezen kívül szólni kell a nyilvántartásos dosszié rendszerről, mely az új, tételszámos iratkezelés nyomán alakult ki. E rendszerben az irattári terv tételszámai szerint dossziékat nyitnak, és az azonos témához tartozó iratokat ezekben csoportosítják. Csak kis ügyiratforgalom esetén alkalmazható. Megemlítjük még az együttes nyilvántartási és mutatózási rendszert, melynek lényege az ábécé regiszterben történő, önmutatós iktatás; elsősorban a nagy forgalmú panaszirodákban, szociális feladatot ellátó intézményeknél használják. Az iratkezelés folyamata A vállalatok, intézmények iratkezelésének első lépése a küldemények átvétele. A küldeményeket a hivatalos órák alatt a központi kezelőiroda, vagy az iratokat
