Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

7. Iratkezelés 1945-1995 között

A kormányrendelet elrendelte az iratkezelési szabályzatok kiadását, 1972. január 1-jei, módosított határidővel. Szabályzatot minden esetben csak a művelődésügyi miniszter egyetértésével adhatott ki az illetékes szakminisztérium, vagy az országos hatáskörű szerv vezetője. A kormányrendelet ezen szerveket a felügyeletük alá tartozó szervek számára minta-iratkezelési szabályzatok, illetőleg egységes iratkezelési szabályzatok kiadására is kötelezte. - A mintaszabályzat alapján a szerv köteles volt elkészíteni saját szabályzatát. Az iratkezelési szabályzat két fő részből épült fel: a) ún. szabályzati rész b) irattári terv a) A szabályzati rész fejezetei a következők: I. Fogalom-meghatározások II. Az iratkezelés szervezete és rendszere III. Az iratok átvétele, postabontás, érkeztetés, irányítás IV. Iktatás V. Az ügyiratok intézése VI. Az iratok továbbítása VII. Irattárba helyezés, irattári kezelés VIII. Selejtezés IX. Iratok átadása a levéltárnak X. Megszűnő szervezeti egységek iratainak átadása XI. Megszűnő szerv iratainak átadása b) Az iratkezelési szabályzat melléklete az irattári terv Minden irattári terv összeállításánál a legalapvetőbb kérdés, amit tisztázni kellett, hogy melyek az adott szervnél a legfontosabb ügykörök, vannak-e történeti értékű iratok. Az előforduló ügykörök alapján meg kell határozni az iratok tárgyi csoportokba sorolásának lehetőségeit. Az irattári tervben felsorolt tárgyi csoportokat tételeknek nevezzük. Az ügyintézők az irattári tervnek azon tételeit alkalmazzák, melyekben munkájuk során irat keletkezik. Az irattári terv rovatai: irattári tételszám a tétel tárgya irattári megőrzési idő (években) levéltárba adás ideje