Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

7. Iratkezelés 1945-1995 között

Az irattári tételszám az egyes iratcsoportok azonosításához használható jelzőszám, amely számokból, vagy számok-betűk kombinációjából áll. Meghatározza a tárgykörbe tartozó irat besorolását, az irattári rendszerben elfoglalt helyét. Az irattári terv jellege szerint kétféle lehet: 1. szervezeti felépítést követő 2. funkcionális. Ha az irattári terv a szervezeti felépítést követi, akkor az egy egység, illetve főelőadó által használt tételszámok mennyisége kisebb, de a rendszer áttekinthetőbb. Hátránya, hogy átszervezés esetén módosítani kell a szabályzatot. A funkcionális felépítésű irattári terveknél nincs szükség gyakori változtatásokra, de az előadók számára a helyes tételszám meghatározása nehezebb. Amennyiben az iktatóhelyek számában változás történt, úgy ezt az iratkezelés rendjéért felelős vezető köteles volt az irattári tervbe, mint módosítást bevezetni, s ezt valamennyi iratkezelőhöz eljuttatni. Irattári tételszámok törlése, vagy új alkalmazása esetén előzetesen ki kellett kérni az illetékes levéltár véleményét. A tvr. iratkezelési szabályzatok kötelezővé tétele mellett az iratkezelés levéltár által történő ellenőrzését is elrendelte. A rendelet kimondja, hogy a szerv iratainak átvételére rendeltetésszerűen jogosult (a továbbiakban illetékes) levéltár az iratkezelési szabályzat alapján ellenőrzi a szerv iratkezelésének rendjét, iratainak védelmét és az irattári selejtezést. Az iratkezelés rendjének ellenőrzéséről a levéltár előzetesen írásban értesíti az ellenőrzendő szerv vezetőjét. Az ellenőrzés kiterjedt: - az iratkezelés folyamatára, különösen arra, hogy biztosított-e történeti értékű iratok fennmaradása, - az irattárra, - az iratkezelés megfelelő ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételek vizsgálatára. Az 1969. évi 27. tvr. és végrehajtási utasítás értelmében a szerv köteles volt az irattárban őrzött iratanyagát legalább ötévenként selejtezni. Előírta a két rendelkezés, hogy az irattárból iratokat más módon kiemelni, megsemmisítés, vagy elidegenítés céljából nem szabad. A szerv vezetője köteles a tervezett selejtezést 30 nappal korábban az illetékes levéltárnak bejelenteni a selejtezendő anyag tárgyának és évkörének megjelölésével. Ha a levéltár a bejelentett selejtezési szándék ellen nem emelt kifogást, úgy a szerv selejtezendő iratait selejtezésre előkészítette, s erről 2 példány-