Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

7. Iratkezelés 1945-1995 között

Község esetében a testnevelési és sportügyeket jelentő 1900-as, vagy a két nulla elhagyása után nyert 19-es számot feljegyezték minden sport tárgyában keletkezett iratra, és ehhez fűzték az adott évben a keletkező vagy a beérkező irat sorszámát. • így: 19-1 futballpálya építése 19-2 részvétel a megyei atlétikai versenyen, 19-3 xy távfutó eredményeinek elismerése stb. Megyei önkormányzat esetében az 1910-es vagy a 191-es számot írták rá a sport tárgyú iratokra. (gy: 191-1 uszoda építése 191-2 megyei sportnapok szervezése 191-3 részvétel az országos atlétikai versenyen stb. Országos szervnél (minisztériumnál) az 1911-es szám jelentette a sport ügyeket, tehát ez került rá az ilyen tárgyú iratokra. Az új rendszerben a naplószerű iktatás, azaz iktatókönyv használata megszűnt. E helyett a fentieknek megfelelő tárgyak szerinti iktatást vezették be. Ez azt jelentette, hogy minden, az adott szervnél előforduló ügykör számára külön, a megfelelő rendszámmal ellátott ún. ügynyilvántartó lapot nyitottak. Ezeken alszámosan iktatták az egyes ügyek iratait, az ügykezdő iratok beérkezésének sorrendjében. Egy sorszám alatt négy iratváltás nyilvántartására volt hely az előrenyomtatott ügynyilvántartó lapon. Ha az ügyben ennél több iratváltás történt, ún. iratjegyzéken folytatták az ügy iratainak iktatását alszámok alatt. Ilyen esetben az ügynyiivántartó lapra ráírták, hogy „lásd az iratjegyzéket". Az ügyiratnyilvántartó lapokat a rendszámok növekvő sorrendjében, dobozokban tárolták. A dobozban az egyes osztályok nyilvántartólapjai közé elválasztólapokat helyeztek, rajtuk az osztály rendszámának és címének, továbbá az alosztályok rendszámainak és címeinek a megjelölésével. Ugyanilyen rendben kerültek irattározásra az iratok is. Az iktatás és az irattározás rendszere tehát azonos volt. Az ügykörök szerinti irattározás feleslegessé tette a mutatók készítését. A nyilvántartásban és magában az iratanyagban könnyen legfeljebb a rendszámokat, osztályokat, alosztályokat és csoportokat feltüntető, nyomtatásban kiadott kötet igénybevételével - el lehetett igazodni.