Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)
6. Iratkezelés a polgári korban (1850-1945)
A vállalatok iratkezelése alapvetően a gazdaságosság szem előtt tartásával alakult. Emellett a vállalatok az iratkezelés terén is mozgékonyabbak, az újítások iránt fogékonyabbak voltak az állami szerveknél. Ez mutatkozott meg az iratkezelés technikai részénél, a tárolóeszközök megválasztásánál is: a modern irattartók legkülönbözőbb fajtáit használták. A különböző borítólapok, iratgyűjtők, gyorsfűzők és levélrendezők közül nálunk a legelterjedtebb volt a „dosszié'-nak nevezett iratgyűjtő, erről nevezték el a vállalatok irattári rendszerét is dosszié-rendszernek. A gazdaságosságra való törekvéssel függ össze, hogy a vállalatok soha nem vezettek kettős nyilvántartást irataikról: a vállalat, ha iktatta is iratait, lajstromot nem vezetet róluk. A 20. század elején a vállalatoknál általában az iktatás is megszűnt, és a számregisztratúráról áttértek olyan irattári rendszerre, amely mellett az egyes iratokat nem, csak bizonyos irategyütteseket, egy-egy dosszié tartalmát kellett nyilvántartaniuk. A kapitalista termelő üzemek általában maguk értékesítették termékeiket, ennélfogva számukra a vevőkkel való kapcsolat volt a legfontosabb. A vevőkkel, valamint a szállítókkal való iratváltásuk rendszerint terjedelmes, magában foglalja az értékesítéssel kapcsolatos ügyeket az ajánlatoktól kezdve a fizetési módozatokig. Ezért a kapitalista vállalat irattározásának középpontjában a vevőkkel, szállítókkal folytatott levelezés állt. A levelezést oly módon rendszerezték, hogy a keresett iratokat minél könnyebben lehessen megtalálni, anélkül, hogy különböző nyilvántartásokban kellene keresgélniük. E célra a levelező partnerek szerinti sorozatokat találták a legalkalmasabbnak. Általában minden levelezőpartner számára külön dossziét nyitottak, s abban helyezték el nemcsak a tőle beérkezett leveleket, hanem a válaszlevelek másolati (indigós) példányait is. (A gazdaságossággal, az ügyintézés gyorsaságával és egyszerűsítésével függ össze, hogy fogalmazványokat nem készítettek, hanem a leveleket gépbe diktálták, és a beérkezett levél mellé a válaszlevél egy indigós példányát helyezték.) Az általános tendenciákkal összhangban volt az a fejlődés is, amely a vállalatoknál a központi irattár helyett osztályirattárak kialakításához, tehát az irattározás decentralizálásához vezetett. A levelező partnerek szerinti iratsorozatok könnyebb megtalálása érdekében a dossziékat vagy más irattárolókat rendszerint betűrendben állították fel. Ez az ún. önmutatós módszer feleslegessé tette az irattári jelek alkalmazását.
