Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

- A szabályzat részletesen meghatározza az ügyintézői kiadmányozás feltételeit, rendelkezik a külső szerveknek küldendő ügyiratok kiadmányozásáról és a kiadmányozási szintekről (pl. a miniszternek van kiadmányozási joga a fontosabb közjogi méltóságoknak /pl.: köztársasági elnöknek/ írt levelezés tekintetében). - Az utasítási rend és szolgálati út betartásával kapcsolatban a feladat-meghatározás és beszámoltatás joga a miniszter és a közigazgatási államtitkár jogköre, míg a konkrét feladatok végrehajtásával kapcsolatos ellenvéleményét, vagy más hivatalos közlendőjét csak a közvetlen hivatali főnökén keresztül juttathatja el a szervezeti egységet irányító vagy felügyelő magasabb vezetőhöz. - A működési fejezetben történik rendelkezés a minisztériumi testületek szabályozásáról. A minisztériumokban kétféle típusú testület működik: operatív és döntéselőkészítő, véleményező testületek. A szabályzatnak rendelkezni kell arról, hogy milyen testületek működnek a minisztériumban, szabályozni kell az összehívás rendjét, összetételét, az állandó meghívottak körét, és azt, hogy melyik szervezeti egység látja el az adminisztrációt. (A Belügyminisztérium szabályzatában a miniszter munkáját segítő testület a Kabinet, amelyet a miniszter hív össze, tagjai a miniszter által felkért külső szakértők, az államtitkárok, az állandó meghívottak, az adminisztrációját pedig a Kabinetiroda látja el.) - Ez a fejezet szabályozza a miniszteri, politikai államtitkári, közigazgatási államtitkári értekezleteket, a főosztályvezetői (osztályvezetői), összmunkatársi (apparátusi) értekezleteket, továbbá a miniszter mellett működő szakmai kollégiumokat, valamint a minisztériumban működő érdekegyeztető tanácsot. Itt határozzák meg azt, hogy milyen időközönként kell összehívni a felsorolt testületeket, általánosságban milyen feladatai vannak, kik az állandó résztvevői, az állandó (vagy eseti) meghívottak körét, ki gondoskodik az összehívásról. - Végül ebben a fejezetben rendelkeznek a tárca sajátosságából adódóan létrehozott fórumokról (pl. a Külügyminisztériumban a követi értekezletekről), a társminisztériumokkal való kapcsolattartás rendjéről, valamint a nemzetközi kapcsolatokról, az ellenőrzésről, esetleg az ügyeletről vagy általánosságban az informatikai tevékenység összehangolásáról.