Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

A munkahelyi közérzetet erősen befolyásoló tényező a zajszint. Kedvező munkahelyi akusztikai viszonyok teremthetők meg, ha csendesen üzemelő és hangszigetelt gépeket, hangelnyelő falakat stb. alkalmazunk. A munkavégzés szempontjából a teljes csend az optimális állapot. A halk beszéd (30 dB) is zavarólag hat, de az 50 dB hangerősség már munkát akadályozó zajnak minősül, míg a 90 dB feletti hallássérülést okoz. A kellemes munkahelyi légkör kialakításának nélkülözhetetlen előfeltétele a munkahelyi viselkedés-kultúra általános illemszabályainak: a kölcsönös tiszteletnek, az udvariasságnak, az alkalmazkodó készségnek, a kellő szakismeretnek és hivatástudatnak, a humánus és emberre figyelő ügyintézésnek szem előtt tartása. Az üg\ vitelgépesítés eszközei, korszerűsítési törekvések Az ügyintézés hatékonyságának növelésére, az ügyviteli munka felgyorsítására különféle eszközök szolgáltak és szolgálnak, különösképpen az írásbeli ügyintézésben. Ezeket a következőkben tekintjük át, összefüggésben azzal a körülménnyel, hogy a megfelelő irodai munkaeszközökkel ellátott munkahelyek növelik a munka hatékonyságát, kedvezően hatnak a munkakultúra fejlődésére. Az írógépek Az írásbeli ügyintézés természetes velejárója az ügyiratkészítés. E célra a különféle történeti korokban többféle írószert (toll, ceruza, golyóstoll stb.) és sokféle íróanyagot (különféle tintákat, grafitot stb.) használtak. A 19. századtól vált általánossá a gépírás és eszköze: a karbonszalagos írógép. Általa az írás művelete nemcsak gyorsabb, hanem maga az íráskép is könnyebben olvasható lett. Segítségével — egyidejűleg — több azonos tartalmú és formájú másolat készítésére nyílt már mód. Az írógépek alkalmazása tette lehetővé az egyidejű és párhuzamos ügyintézést. A műszaki fejlődés nyomán a mechanikus írógépeknek számtalan fajtája alakult ki. A legegyszerűbb írógépek írás- és számjeleket tartalmazó írószerkezetből, a papírt — indigóval együtt is — befogadó és azt vízszintesen és függőlegesen továbbító kocsiból, valamint a kocsit mozgató billentyűzetből álltak. A kézi működtetésű mechanikus írógépeket idővel kiszorították a gyorsabb működésű, könnyebben kezelhető és a hatékony ügyintézés követelményeinek jobban megfelelő elektromechanikus villanyírógé-