Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)
I. Igazgatási ismeretek
Az egyfázisú ügyek elintézése egyetlen ügyintézési szakaszban megtörténik. Az elintézéshez ekkor egyetlen ügydarab (egyetlen iktatószám) tartozik. A többfázisú ügyek több ügyintézési szakaszt igényelnek. Ezekben több ügydarab (több iktatószám) keletkezik. Vannak hivatalból (ex officio) induló ügyek, és vannak külső kezdeményezésre (beadványokkal meginduló) ügyek. Az ügyintézés kezdő fázisa az ügyindítás, amely valamely beadvány, hivatalos megkeresés beérkezéséhez vagy belső (pro domo) feljegyzés felvételéhez kapcsolódik. Az ügyintézés menete alapvetően három fő szakaszra osztható: - az ügyek érdemi elintézését megelőző formai (kezelési) tevékenységekre, - az érdemi ügyintézésre, valamint - az ügyek érdemi elintézését követő formai (kezelési) tevékenységekre. Az ügyben tett intézkedés írásbeli és/vagy szóbeli cselekedet lehet. Eszerint megkülönböztethető írásbeli és szóbeli ügyintézés. Egy ügy intézése során mindkettő előfordulhat. Az írásbeli ügyintézésben az ügyek érdemi intézését az iratkezelés részfolyamatai előzik meg (az iratok átvétele, a postabontás, az érkeztetés, a szignálás), miként az érdemi ügyintézés befejezése után szintén iratkezelési részfolyamatok (határidőztetés, ideiglenes, ill. végleges irattározás, irattári jegyzék készítés, nyilvántartás stb.) következnek. Valamely szerv írásbeli ügyintézésének keretét az iratkezelési szabályzat és az annak mellékletét képező irattári terv szabja meg, amely a szervezeti és működési szabályzat figyelembe vételével készül. (Részleges felépítésére, funkciójára a későbbiekben még visszatérünk.) Az iratkezelés az írásbeli ügyintézés szerves része. Az iratkezelés az ügyben keletkező iratok kezelését, azaz az iratokkal kapcsolatos résztevékenységek, műveletek összességét jelenti az iratok érkeztetésétől selejtezésükig, ill. levéltárba adásukig. Az iratkezelésnél szűkebb fogalom az ügyiratkezelésé. Ügyirat ui. csak valamely szerv rendeltetésszerű működése és ügyintézése során keletkezik. Magánszemélyeknél nem keletkeznek ügyiratok. Az ügyek, ügyiratok érdemi intézését az ügyintézők (az ügyek előadói) végzik, akik valamely szervezeti egységhez tartoznak, s akikre az ügyben dönteni, ill. kiadmányozni jogosult az ügy döntésre előkészítését (pl. a kiadmánytervezet elkészítését) bízza.
