Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

Az ügyek intézése általában több előkészítő cselekvéssort kíván meg. Ezek az ún. közbenső intézkedések. A közbenső intézkedés véleményezést, állásfoglalást, javaslattételt stb. jelenthet. Az ügy befejezését közvetlenül az elintézéstervezet elkészítése előzi meg, amelyet az ügy előadója állít össze és terjeszt be a döntésre jogosultnak. Az elintézéstervezet tartalmazza azt az intézkedési javaslatot, amellyel az ügyet az előadó elintézni véli. Ha a javasolt elintézéstervezet végleges, azt kiadmánytervezetnek nevezik. A kiadmányozás a felülvizsgált kiadmánytervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát és elküldhetőségének engedélyezését jelenti. A kiadmányozást újabban kiadványozásnak is nevezik. A kiadmányozási jog a kiadmányozási hatáskörbe tartozó ügyeknél megegyezik a döntési joggal. Munkahely és munkahelyi környezet Az ügyviteli munkahelyek, ha a gyors ügyintézés ezt követeli meg, lehetnek centrális fekvésűek (központi iratár, központi iktató, központi sokszorosító stb.), amikor az ügyviteli tevékenységet központi helyen és központosítottan végzik. A részlegesen dekoncentrált elhelyezés is lehetővé teszi, hogy az egymáshoz közeli munkahelyek közös ügyviteli szolgáltatásokat vegyenek igénybe (pl. közös titkárságot, közös sokszorosítót). Több telephelyes szerv esetén szintén hasznos, ha a funkcionális ügyvitelt végző munkahelyek egymás közelében helyezkednek el (titkárság, sokszorosító stb.). Az ügyviteli munkahelyeket nem szükségszerű egyetlen irodablokkban összevonni, de célszerű az ügyfeleket közvetlenül kiszolgáló ügyviteli tevékenységeket könnyen megközelíthető helyre telepíteni. Ez az ügyfelek és a belső munkatársak számára egyaránt kedvező. Az ügyviteli munkahelyek térben közeli elhelyezése főként akkor követelmény, ha a munkahelyek között információ-ellátási kapcsolatok szorosak (pl. rendszeres az irattovábbítás közöttük), ha ügyviteli anyag- és eszközigényük azonos, ha közöttük a szállítási útvonalak minimalizálása elkerülhetetlen. Az ügyviteli munkahelyek térben dekoncentrált elhelyezésére általában akkor kerül sor, ha az ügyintéző (pl. titkárnő) munkáját közvetlenül a felhasználóhoz telepítetten végzi (pl. jegyzőkönyvet vezet egy testületi ülésen). Az ügyviteli munkahelyek térbeni elhelyezésének jelentősége a számítógéppel támogatott ügyintézésben csökken, mivel az információk a hálózat révén gyorsan és