Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

nikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában. Irodai ügyvitel alatt a napi gyakorlatban az adminisztratív ügyintézést, közelebbről azt a cselekvéssort értik, amelynek során az írásbeli ügyintézésben résztvevő szervezeti egységek és személyek létrehozzák és kezelik az ügyviteli iratokat: elvégzik az iktatást, előadói íveket fektetnek fel, iratokat csatolnak és szerelnek, kezelési feljegyzéseket tesznek, gondoskodnak az iratok elhelyezéséről a kézi és végleges irattárakban stb. Az irodai ügyvitel az érdemi ügyintézést segíti, ill. egészíti ki, lényegében az ügyekben keletkező iratok és a hozzájuk tartozó nyilvántartások vezetésével, karbantartásával (adminisztrációjával) foglalkozik. Az irodai ügyvitel (az adminisztratív ügyintézés) a szervek ügyvitelének csak részeleme, mivel az ügyvitel nem csupán az írásbeli, hanem a szóbeli ügyintézésnek is kerete. A szervek ügyvitelében tevékenykedő és ügyviteli műveleteket végző munkatársait ügyviteli dolgozóknak nevezik, akik ügyvitelben elfoglalt helyük szerint — szervezett keretek között — különféle tennivalókat látnak el, és eszerint különböznek egymástól (kézbesítők, postabontók, nyilvántartók, leírók, faxkezelők, ügyintézők, irattárosok stb.). Régebben az ügyviteli dolgozók közé kizárólag a postázót, az iktatót és az irattárost sorolták. Az ügyviteli integráció hatására az ügyviteli dolgozók feladatai közé ma már nem csupán a postázás, iktatás és irattározás tartozik, hanem az adatkezelés, a nyilvántartás, az irattöbbszörözés, az iratelőállítás stb. is. Ügyintézés, ügyintézők, ügyiratkezelés Ügyintézés alatt valamely szerv vagy személy működésével, ill. tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátását, az ügyintézési munkamozzanatok sorát értik. Ez valamennyi ügyvitellel kapcsolatos szellemi és fizikai tevékenységet felölel. Szélesebb értelemben mindazokat a tevékenységeket foglalja magában, amelyeket az ügyek érdemi (tartalmi) intézése, ill. elintézése megkíván (pl. az ügyek és a hozzájuk tartozó ügyiratok előkészítését döntésre, illetve magát a döntést és intézkedést), míg szűkebb értelemben csupán az ügyek intézésének módját, azaz az ügyek intézésének formai kellékeit. Ez utóbbira a magyar nyelvben nincs is következetes szóhasználat. A levéltári szóhasználat az ügyintézés szűkebb értelmezését fogadta el. Az érdemi (tartalmi) ügyintézés folyamata több szakaszból (több fázisból) áll. Minden ügyfázis intézkedést feltételez, amelyet írásbeli ügyintézés esetén rögzítenek is.