Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

vei — az ügyrend (régies szóhasználattal: az ügyviteli szabályzat). Az ügyrend valamely szerv, illetve szervezeti egység ügykörét, működési kereteit és az írásbeli ügyvitel előírásait tartalmazó szabályzat, azaz az ügyviteli szabályok foglalata. Az ügyrend részletesen szabályozza az ügyviteli hatásköröket (ki jogosult az ügyintéző kijelölésére, a bélyegzőhasználatra, a hitelesítésre stb.). Nemcsak a szervek belső ügyintézésének szabályait rögzíti, hanem azokat is, amelyeket az ügyfeleknek is be kell tartaniuk, amikor a szervekkel érintkezésbe kerülnek. Az ügyrendet a szerv vezetője hagyja jóvá. Az ügyrend képezi alapját az egyes munkatársak feladatait és hatáskörét rögzítő munkaköri leírásnak. A munkakörök ellátói feladatokat oldanak meg. A feladatok teljesítése eredménnyel jár (pl. egy határozatot írásba foglalnak). A feladatkör azoknak a feladatoknak összességét jelenti, amelyeket valamely szerv vagy személy old meg a munkafolyamat során. Az állami szervezeten belüli munkamegosztást a hatáskör szabja meg. A hatáskör az ügyintézés feladatkörének szintenkénti pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek összessége, amelyekben valamely szerv rendeltetésszerűen jogosult és köteles intézkedni, megbízásra eljárni. A hatáskört jogkörnek is értelmezik. Ha valamely szerv vagy személy a hatáskörébe tartozó ügyek intézését alsóbb szervre vagy más személyre ruházza át, átruházott hatáskörről szólunk. A hatáskört szabályozó törvények a nem átruházható hatásköröket tételesen felsorolják. Valamely szerv hatáskörét a hatásköri jegyzék tartalmazza, amely szervenként, azon belül szervezeti egységenként és személyenként tartalmazza az intézkedési jogosultságokat. A hatásköri jegyzék a jogokat és kötelezettségeket pontosan és egyértelműen sorolja fel. Enélkül nincs jól szervezett munka, hatékony ügyintézés. Hatáskör nélkül nincs illetékesség. Az illetékesség az állami szervezeten belüli területi munkamegosztást fejezi ki, azt, hogy az azonos hatáskörű szervek közül melyik az, amelyik egy meghatározott ügyben dönteni, eljárni jogosult. Ügyvitel és ügyviteli dolgozók Az ügyvitel a szerv működésének része, önálló funkciója, amely a szerv(ek) folyamatos működésének alapján képezi. Az ügyvitel nem más, mint az ügyintézés során végzett célszerű résztevékenység, ügyintézési mozzanatok egymás utáni sorozata, ül. összessége, — olyan hivatali munkavégzés, amely az érdemi ügyintézés formai és tech-