Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

4. ÜGYVITELSZERVEZÉSI ISMERETEK Munkaszervezés és ügyvitelszervezés Ügy, ügykör, ügyrend, munkakör, feladatkör, határkor, illetékesség, hatósági jogkör Az ügy többjelentésű szó. Valamely tevékenység, elfoglaltság tárgya (politikai, gazdasági természetű ügyek stb.), valamely személynél vagy közösségnél intézkedést, beavatkozást igénylő helyzet (családi ügy, városi ügy, az ország ügye stb.), valamely viszony, tényállás, valamely elintézésre váró jogi kérdés, per, vita (bírósági ügy, bűnügy, adócsalási ügy stb.), valamely szerv elintéznivalói (pl. folyó ügyek), valamely állami, kormányzati tevékenység (külügyek, pénzügyek stb.) egyaránt az ügy szó egy-egy jelentését takarja. Az az ügy, amelynek intézése során az államigazgatási szerv az ügyfelet érintő jogot vagy kötelezettséget állapít meg, adatot igazol, nyilvántartást vezet vagy hatósági ellenőrzést végez, államigazgatási ügynek minősül. Az ügyek információtartalmuk megismerhetősége szerint nyílt és titkos ügyek. A titkos ügyek államtitkot és/vagy szolgálati titkot tartalmazók lehetnek. A nyílt ügyek tartalmát bárki, míg a titkosakét csak egy szűkebb kör ismerheti meg. Intézkedési módjukra nem általános, hanem különleges szabályok érvényesek, különleges hozzáférési jogosultsággal. Az ügynek tárgya van, mely az ügy lényege. Több hasonló jellegű ügy tárgyának összessége a tárgykör. Erre épül az ügykör. Az ügykör hivatali értelemben olyan összetartozó vagy hasonló jellegű egyedi ügyek csoportja (összessége), amely az intézkedő szerv vagy személy hatásköre és illetékessége által meghatározott (pl. valakinek a hivatali ügyköre). Az ügykörjegyzék valamely szervnek, szervezeti egységnek vagy tisztviselőjének hatáskörébe tartozó ügyek — tárgy szerinti — rendszerbe foglalt összeállítása. A szervek feladatait és hatáskörét különféle szintű jogszabályok, míg a szerven belüli szervezeti egységekét vezetői utasítások határozzák meg. A szervek ügyviteli tevékenységének alapdokumentuma a szervezeti és működési szabályzat. Ez rögzíti a szerv, azon belül a szervezeti egységek feladatait, nemkülönben a hozzájuk rendelt hatásköröket. E szabályzat alapján készül el — a szerv ügyköreinek figyelembevételé-