Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

részvényekről, illetve kft. esetében a tagokról pontos nyilvántartást kell vezetni. Valamennyi gazdasági társaság köteles üzleti könyveit pontosan, a számviteli előírásoknak megfelelően vezetni. A részvénytársaság igazgatósága évente legalább egyszer jelentést készít a közgyűlés részére az ügyvezetésről, az üzletmenetről és a tagság vagyoni helyzetéről. Lényegében ugyanilyen dokumentumok vezetését és készítését írja elő a szövetkezetek részére az 1992. évi I. törvény is. A számvitelről szóló 1991. évi XVIII. törvény értelmében a gazdaság minden olyan résztvevője, amelynek működéséről magánszemélyek és jogi személyek tájékoztatást igényelnek, vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről, a naptári év lezárását követően, könyvvezetéssel alátámasztott beszámolót köteles készíteni. E kissé bonyolult megfogalmazás azt jelenti, hogy e kötelezettség a gazdasági társaságok, szövetkezetek, alapítványok stb. mellett valamennyi szervezetre kiterjed, amely az állami költségvetésből gazdálkodik, vagy onnan támogatást kap (az Országgyűléstől a helyi önkormányzatokig, illetve az állami és önkormányzati szervek által fenntartott intézményekig, alapítványokig), sőt az egyesületekre, pártokra, szakszervezetekre, egyházi intézményekre stb. is. Az említett beszámoló alapját az üzleti könyvek (naplófőkönyv, pénztárkönyv stb.) képezik, melyekbe a gazdálkodó tevékenysége során előforduló, a vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetére kiható eseményeket kell bejegyezni, s a naptári év végén le kell zárni. Az éves beszámoló mérlegből, eredmény-kimutatásból és üzleti jelentésből áll. Az év végi záráshoz olyan leltárt kell elkészíteni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a mérleg fordulónapján meglévő eszközöket és forrásokat, s feltünteti azok mennyiségét és értékét is. Az üzleti könyvekbe történt bejegyzéseket számviteli bizonylatokkal kell alátámasztani. A társadalmi szervezetek (egyesületek, pártok, szakszervezetek) működését az 1989. évi II. és XXIII. tv., valamint a Polgári Törvénykönyv szabályozza. Ezek előírják valamennyi ilyen típusú szervezet részére alapszabály készítését, tagnyilvántartás és tagdíjnyilvántartás vezetését, éves költségvetés és éves beszámoló összeállítását stb. E szervezetek célkitűzésüknek és jellegüknek megfelelően programokat, propaganda anyagokat stb. készítenek, tagjaikkal és más társadalmi szervezetekkel, illetve az állami szervekkel levelezést folytatnak stb., stb.