Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

felettes államigazgatási szerv is utasítást adhat. A kérelmet szóban vagy írásban lehet benyújtani, de jogszabály előírhatja, hogy a kérelmet az erre a célra rendszeresített nyomtatványon terjesszék elő. A kérelemhez csatolni kell a jogszabályban előírt mellékletet. Az ügyféltől mellékletként viszont nem lehet olyan igazolást kérni, amelyet az államigazgatási szerv jogszabállyal rendszeresített nyilvántartásának tartalmaznia kell. A kérelmet tartalma és nem elnevezése alapján kell elbírálni. Jegyzőkönyvet kell készíteni a szóbeli kérelemről, az ügyfél, a tanú, a szakértő meghallgatásáról és a szemle lefolytatásáról, ha az ügyfél kéri vagy az eljárás érdekében egyébként szükséges, továbbá a tárgyalásról. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia szükséges: - az eljáró államigazgatási szerv megnevezését, a jegyzőkönyv készítésének helyét és idejét, a meghallgatott személy nevét, lakcímét, a jogokra és kötelezettségekre való figyelmeztetést, - az ügyre vonatkozó lényeges nyilatkozatokat és megállapításokat, - a meghallgatott személy, az ügyintéző és a jegyzőkönyvvezető aláírását. Amennyiben nem készül jegyzőkönyv, feljegyzést kell készíteni, amelyben az eljárás szempontjából lényeges adatokat és nyilatkozatokat szükséges rögzíteni. A képviselet célja az államigazgatási eljárásban az, hogy az ügyfél helyett vagy mellett, eljárási cselekményeket végezzenek az ügyfél érdekében. Képviselet igénybevétele akkor lehetséges, ha jogszabály nem írja elől az ügyfél személyes eljárását. Ebben az esetben helyette törvényes képviselője vagy meghatalmazottja is eljárhat. Az olyan ügyfél részére, aki ismeretlen helyen tartózkodik vagy ügyében nem tud eljárni és nincs törvényes képviselője, meghatalmazottja, a gyámhatóság ügygondnokot rendel ki. A kizárás vagy összeférhetetlenség jogintézménye arra szolgál, hogy biztosítható legyen az ügy elbírálásának pártatlansága. Ennek megfelelően az ügyintéző saját ügyének elintézésében nem vehet részt. A felsőbb fokú érdemi döntésben nem vehet részt az az ügyintéző, aki a határozat meghozatalában alsóbb fokon részt vett, illetve az ügyben tanúvallomást tett, szakértőként járt el. Az eljárásban az sem vehet részt ügyintézőként, akitől az ügy tárgyilagos megítélése nem várható el. A kérelem előterjesztésétől, illetve az eljárás hivatalból történő megindításától számított harminc napon belül kell meghozni az érdemi határozatot. Ennél rövidebb elintézési határidőt bármely jogszabály, hosszabbat pedig csak törvény, kormányren-