Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)
I. Igazgatási ismeretek
- állami szaklevéltárak. A közlevéltárak feladatai: - kizárólagos joggal átveszik és megőrzik az illetékességi körükbe tartozó szervek nem selejtezhető köziratait, - gyűjtik, megvásárolják, ajándékként ingyenes letétként átveszik a maradandó értékű magániratot, - az átvett, nyilvántartott anyagot feldolgozzák — selejtezik, rendezik, segédletekkel látják el stb., az anyag használatát lehetővé teszik, - az őrizetükben levő levéltári anyagról hiteles másolatokat, tartalmi kivonatokat adnak ki, - ellenőrzik az illetékességi körükbe tartozó szervek (közfeladatot ellátó szervek, illetve a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel rendelkező gazdasági társaságok) iratkezelésének rendjét, selejtezését, - gondoskodnak a levéltári anyag védelméről — konzerválás, restaurálás, biztonsági másolat, mikrofilm készítése útján, - levéltár- és történettudományi kutatásokat végeznek, - segítik a levéltári anyag oktatási és közművelődési célú felhasználását, - tanácsot adnak a maradandó értékű iratok szakszerű kezelésére, s közreműködnek a maradandó értékű magániratok védetté nyilvánításában. A közlevéltár fenntartója köteles gondoskodni arról, hogy levéltára rendelkezzen a fenti feladatai ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételekkel — nevezetesen szakképzett levéltárosokkal, iratkezelőkkel, megfelelő irattároló eszközökkel, az anyag védelmét biztosító irattárral és kutatóteremmel. Közlevéltárat fenntartani és működtetni csak a fenti feltételek megléte esetén lehet. Általános levéltár Megszüntetése esetén meg kell nevezni az anyagát átvevő levéltárat. Az általános levéltárak csoportjába tartozik: - a Magyar Országos Levéltár (MOL), - a fővárosi (Budapest Főváros Levéltára), illetve a megyei önkormányzatok által fenntartott ún. megyei levéltár. A MOL, központi általános levéltár illetékességi körébe tartozik: - a köztársasági elnök és hivatala,
