Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

tartozó vállalkozások irataiból egyes vállalkozások iratainak bizonyos részét maradandó értékűnek nyilvánítani, ún. mintavételként levéltári őrizetbe átvenni. A felszámolási, végelszámolási eljárás megindulásáról kapott bejelentés birtokában a levéltárnak levéltári szempontból értékelnie kell az iratképzőt és erről a felszámoló, végelszámoló felé írásban nyilatkoznia kell. Csak a levéltár állapíthatja meg, keletkezett-e az adott vállalkozásnál működése során maradandó értékű iratanyag vagy sem. A piacgazdaság természetéből fakadóan az iratrendezés, iratőrzés területén is megjelentek és napjainkban egyre szaporodnak az említett két feladat ellátására szakosodó vállalkozások. Mint minden vállalkozás esetében itt is találhatók a feladatot felelősséggel és szakismerettel végző vállalkozók, de ennek olykor az ellenkezője is előfordul. Sajnálatos módon sem az 1991. évi IL. törvény, sem más jogszabály nem írja elő, hogy az iratrendezésre, iratselejtezésre és iratőrzésre szakosodó vállalkozók valamilyen szakismeretről adjanak számot ezen a felelősségteljes munkát igénylő területen. A felszámolási, végelszámolási eljárások esetében iratőrző vállalkozás maradandó értékű iratot az eljárás bírósági lezárása (a gazdálkodó szerv cégbírósági jegyzékből történő törlése) után nem őrizhet, mivel azt az illetékes közlevéltárnak kell átadni. Más a helyzet működő vállalkozás élő irattára esetében, mikor is a gazdálkodó szervek megbízást adhatnak irattáraik külső helyszínen történő tárolására, az abból történő adatszolgáltatásra. A bérirattárolás, bér-iratkezelés nem ismeretlen fogalom a piacgazdaságban, így Nyugat-Európában sem. Hasonló módon tárolja ügyviteli értékű iratait például az eindhoveni székhelyű Philips konszern. A levéltári törvény a korábbiakkal ellentétben lehetővé teszi magánszemélynek és nem közfeladatot ellátó szervek, így a gazdálkodó szervek részére is a bevezető fejezetben említett nyilvános magánlevéltár létrehozását. (1995. évi LXVI. tv, 30. §) A levéltári törvény magániratokkal kapcsolatos rendelkezéseinek megértéséhez tisztában kell lenni a polgári jogállam egyik fontos alapelvével, a magántulajdon tiszteletben tartásának elvével. A jogszabály abból indul ki, hogy a magánszemélyek és a nem közfeladatot ellátó szervek épp úgy, mint ingatlanaik és ingóságaik esetében természetes személyek esetében életük során, jogi személyek esetében működésük során keletkezett irataik felett tulajdonosi jogokat gyakorolnak. Az állam alkotmányos keretek között esetenként korlátozhatja a magántulajdonhoz fűződő jogviszonyt. így van ez a maradandó értékű magániratok esetében, mikor a köz érdekében ezeket az iratokat a kultúra-