Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

lis miniszter bizonyos esetekben védett levéltári anyaggá nyilvánítja. Mint arról a korábbiakban szóltunk, az iratanyag védett levéltári anyaggá nyilvánítását a tulajdonos vagy bármely levéltár a tulajdonos egyetértésével kezdeményezheti. Az illetékes közlevéltár kezdeményezési joga ugyanakkor mindazon maradandó értékkel rendelkező irat védetté nyilvánítása, mely állami gazdálkodó szerv működése során keletkezett és a privatizáció során a vagyon részeként új tulajdonoshoz került. Látható tehát, hogy a magániratokkal, azok őrzésével, levéltári átvételével kapcsolatos feladatok mennyire összetettek. Külön rendelkezik a törvény a nem közfeladatot ellátó, állami tulajdonlási „előélettel" nem rendelkező, nem privatizált, Magyarországon újonnan vagy újólag letelepedett gazdálkodó szervek (pl. Shell Hungary Rt., Porsche Hungária Kft., Hypobank Hungária Rt. stb.) iratkezelésének szabályozásáról. A Ltv. szerint a nem közfeladatot ellátó szervek irattári anyaguk kezelésének módját maguk alakíthatják ki, a Ltv. 4. §-ának figyelembevételével, mely szerint „az irattári anyaggal rendelkező szervek és a maradandó értékű iratot őrző természetes személyek kötelesek szervesen összetartozó irataik egységének, illetve eredeti rendjének megőrzéséről, valamint a tulajdonukban lévő levéltári anyag megóvásáról gondoskodni". Iratkezelésüknek, irattározási rendjüknek kialakításához az illetékes közlevéltártól szaktanácsot kérhetnek, de ez csak egy lehetőség és nem törvényi kötelezettség részükre. Lehetőségként ajánlja fel a Ltv. maradandó értékű irataik ajándékkénti vagy ingyenes letétkénti közlevéltári elhelyezését is. Lehetőséget biztosít a törvény irataik őrzésére a már említett nyilvános magánlevéltár alapítására is. A gazdálkodó szervek saját alapítású és fenntartású magánlevéltára szintén nem ismeretlen fogalom Nyugat-Európában. A fejlett gazdasági kultúrájú Németországban a század elejétől folyamatosan alakultak meg a vállalati archívumok, elsőként a Krupp-művekben 1905-ben, majd két évre rá a Siemensnél. Mára már a büszkeség forrásává, a németországi vállalati kultúra szerves részeivé váltak a cégarchívumok, melyek száma megközelíti az ezret. A vállalati archívumok általában a levéltári feladaton kívül múzeumi és könyvtári feladatokat is ellátnak. Más a helyzet akkor, ha a gazdálkodó szerv privatizált vállalkozás, így irattárában őriz állami időszakból származó dokumentumokat is. A Ltv. rendelkezései szerint ugyanis az állami időszakban keletkezett irattári anyag selejtezése a privatizációt követően is csak az illetékes közlevéltár által meghatározott szempontok szerint végezhető