Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)
I. Igazgatási ismeretek
- ágazati betűjel: ágazati hovatartozását, - selejtezési jel: selejtezhetőségét, ill. annak idejét mutatja. Például: 28-U-O Hivatalok belső átszervezése 28 - ügykörszám: Hivatalok belső átszervezése U - ágazati hovatartozás: Titkárság 0 - Nem selejtezhető 24-E-3 Építési engedélyek elutasítása 24 - ügykörszám: Építési engedélyek elutasítása E- ágazati hovatartozás: Építésügy 3 - Selejtezési jel (jelentése: 10 év után selejtezhető) A jelrendszeren belül a selejtezési jelet 1-től 6-ig arab számmal jelölték, melyek a korábban említett selejtezési időknek felelnek meg. A legrövidebb ideig őrzendő iratokat 1-gyel, a leghosszabb ideig (75 évig) irattárban maradókat 6-tal, a levéltárba adandókat 0-val jelölték, melyeknél megadták a levéltárba adás idejét. Például: 40-H-O - Sajtótermékek engedélyezése; 15 év után adható levéltárba, 21-K-O - Iparjogosítványok; 50 év után kerülhetnek levéltárba, 44-H-O - Árvízvédelem; ez az ügycsoport levéltári átadási idejénél a „HN" — határidő nélküli — jelzés található, ami azt jelenti, hogy az iratot a tanács határidő nélkül őrzi, amennyiben mégis levéltárba kívánja adni, vagy a levéltár szeretné begyűjteni, az átadó tanács és az átvevő levéltár külön megállapodás alapján kerül majd levéltárba. Az irattári terv általános és különös részből állt. Az általános rész azokat az ügyfajtákat tartalmazza, amelyek valamennyi vagy több szakigazgatási szervnél is előfordulnak. (Ilyen pl. az alkalmazási iratok.) Az általános rész ügyköreihez (1-20 ügykörszám) az irattári terv nem adja meg az ágazati betűjelet, hanem azt a betűjelet kell a konkrét ügynél alkalmazni, ahol az irat keletkezett. A különös rész igazgatási ágazatok szerinti csoportosításban (pl.: pénzügy, munkaügy, kereskedelem) sorolta fel az adott ágazatban előforduló ügyfajtákat, illetve azok irattári jeleit. A 80-as évek első felében ismét felvetődött egy új iratkezelési szabályzat kiadásának szükségessége, ezt az államigazgatási eljárás általános szabályairól szóló 1957.
