Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

A kormányrendelet szerint szabályzatot minden esetben csak a művelődésügyi miniszter egyetértésével adhatott ki az illetékes szakminisztérium vagy az országos hatáskörű szerv vezetője. A kormányrendelet ezen szerveket a felügyeletük alá tartozó szervek számára minta-iratkezelési szabályzatok kiadására is kötelezte. A mintaszabályzat alapján az állami szerv köteles volt elkészíteni saját szabályzatát, melyet közvetlenül saját felügyeleti szerve hagyott jóvá. A társadalmi szervezetek, valamint az egyéb jogi személyek szabályzatait országos szerveik a művelődési miniszter által jóváhagyott mintaszabályzat szerint adták ki. A szövetkezetek iratkezelési szabályzatát az országos érdekképviseleti szervekkel egyetértésben a művelődésügyi miniszter adta ki. A tanácsszervek iratainak kezelését a Minisztertanács elnöke a művelődésügyi miniszter meghallgatásával a fentebb említett irányelvek alapján szabályozta. Miután meghatároztuk az iratkezelési szabályzat fogalmát, s kiadásának jogi kereteit, felvetődhet a kérdés, miért vált szükségessé az iratkezelési szabályzatban lefektetett szabályozás. Célja volt a korszerű ügyvitel igényeihez igazodó, azt minél inkább segítő iratkezelési rendszer kiválasztása, biztosítani kívánta az iratokban történő minél egyszerűbb és gyorsabb eligazodást, a visszakereshetőséget, valamint az iratok biztonságos fennmaradását. Útmutatást adott a szabályos selejtezési eljárás lefolytatásához, a levéltári átadás, kölcsönzés stb. lebonyolításához. A levéltárak közreműködtek az illetékességi körükbe tartozó szervek iratkezelési szabályzatainak véleményezésében. A véleményezés során különös gonddal vizsgálták hogy: - az iratok nyilvántartása tartalmazza-e az azonosításukhoz feltétlenül szükséges adatokat, - a nyilvántartást kiegészítő segédletek vezetése révén — név-, tárgy-, helynévmutató — az irat útja mind az ügyintézésben, mind az irattárban követhető, ellenőrizhető-e, - az iratokat mind az ügyintézés, mind az irattározás során a szerv ügyköréhez igazodó irattári terv alapján rendszerezik-e, - vizsgálták, hogy a tétel selejtezhető-e vagy sem, a nem selejtezhetőket mikor kell levéltárba adni, illetőleg a selejtezhetőket ügyviteli érdekből hány évig kell a szerv irattárában megőrizni. Az irattári tervben figyelembe kellett venni a számviteli törvény előírásait. Meg