Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

kellett kívánni, hogy a szervek az osztály vagy rész irattárak mellett központi irattárat is létesítsenek, s az irattárakban lévő iratokról, raktári egységenként az irattári terv szerinti tagolódásuknak is megfelelő raktári jegyzék készüljön. A szabályzatnak tartalmaznia kellett az iratok selejtezésének, valamint levéltárba adásának részletes szabályait. Ki kellett térnie a kép- és hangfelvételek, valamint gépi adathordozók nyilvántartásának, kezelésének, őrzésének speciális szabályaira is. Elő kellett írni, hogy az irat anyagát és az íróeszközök minőségét az irat jelentőségének megfelelően válasszák meg, s a történeti értékű levéltárba adandó iratokat időtálló papíron és íróeszközzel készítsék. Amennyiben a szerv szervezetében és ügykörében változás következett be, úgy irattári tervét az illetékes levéltár véleményének kikérése után módosíthatta. Az iratkezelési szabályzat - nevéből is következően szabályzat -, melyet a szerv vezetője, az illetékes levéltár véleményezése és saját felügyeleti szervének jóváhagyása után igazgatói utasítással adott ki, a szerv valamennyi részlegére kötelező érvénnyel. A továbbiakban azt mutatjuk be, hogy mit kellett, és ma is kell feltétlenül tartalmaznia az iratkezelési szabályzatnak. Az iratkezelési szabályzat két fő részből áll: a) ún. szabályzati rész b) irattári terv. Ehhez csatolhatok még mellékletek, pl.: a selejtezési jegyzőkönyv készítésének szempontjai, iratátadási jegyzék stb. Az iratkezelési szabályzatok elkészítésénél a törvényes előírások betartása mellett elsősorban a helyi szervezeti sajátosságokat kell figyelembe venni. A valóban jó — s jó alatt itt főként az alkalmazhatóságot értjük — szabályzat nem készülhet csupán „íróasztal" mellett, ehhez nem elegendő csak a jogszabályok ismerete. A használható szabályzat elkészítéséhez szükséges a szerv szervezetének, ügy és feladatkörének alapos ismerete, figyelembe veendők a helyi specialitások, s a kialakult iratkezelési gyakorlatból minden, ami a törvényadta keretekbe még beleilleszthető. A szabályzat ténylegesen használatára annál nagyobb a remény, minél inkább épít a kialakult gyakorlatra. A gond akkor jelentkezik, ha a kialakult gyakorlat rossz, s ehhez az iratkezelők, mint megszokotthoz mégis ragaszkodnak. A szabályzat nyelvezetének egyértelműnek, konkrétnak kell lenni, annak figyelembevételével, hogy alkalmazói gyakran nem rendelkeznek semmilyen iratkezelési ismerettel. Célszerű tagolni, fejezetekre, alpontokra bontva felépíteni. Az alábbiakban