Levéltári mikrofilmezés : Módszertani ajánlás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 5. Budapest, 2000)

II. rész A levéltári anyag mikrofilmezésének szakmai követelményei

vő pontos dátummal elismeri. A levéltári anyag elszállításának módja ekkor is feljegyzendő az ügyiratra. 11.A mikrofilmek tárolása állománybavételig A mikrofilmek átadásig történő tárolásáról olyképpen kell gondoskodni, hogy az elkészült kameranegatív filmek és a róluk készített pozitív és negatív filmmásolatok 3 egymás feletti polcon helyezkedjenek el. A kameranegatív filmdobozok polcra rakásánál tehát csak minden harmadik polcot kell igénybe venni, s a másik kettőre majd ugyanezen dobozok másolati példányait kell elhelyezni. Az ily módon való tárolás jobb áttekintést biztosít, és megkönnyíti mind a nyilvántartást, mind az átadást. 12.A mikrofilmek átadása Egy levéltári fond, állag (állagrész) vagy annak egy meghatározott része mikrofilmezésének befejeztével a filmek dobozolását végző dolgozó ellenőrzi, hogy összesen hány tekercs kameranegatív film, hány tekercs pozitív és negatív filmmásolat készült el az ügyiraton átvett levéltári anyagról vagy annak egy részéről. Ennek megtörténte után az ügyiratot és mellékleteit — átvételi jegyzék, átadási jegyzék, filmjegyzék, pótlásjegyzék — átadja az arra kijelölt személynek állománybavétel vagy illetékes helyre történő továbbítás végett. Az ügyiratot az előkészítés befejezése után a műhelyvezető kapja meg, s a további munkafolyamatok alatt ő őrzi. Az egyes munkafolyamatok végeztével szükségessé váló feljegyzés céljából tőle kapja meg az illetékes dolgozó. Irattárba az ügyirat akkor tehető, ha a teljes fond, állag (állagrész) mikrofilmjeinek átadása, valamint a levéltári anyag visszaadása is megtörtént. Az ügyirat csak a műhelyvezető láttamozásával tehető irattárba, aki irattárba tétel előtt ellenőrzi, hogy az előírt feljegyzések hiánytalanul megvannak-e az ügyiraton.