Levéltári mikrofilmezés : Módszertani ajánlás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 5. Budapest, 2000)

II. rész A levéltári anyag mikrofilmezésének szakmai követelményei

Ad cl Az egy levéltári állagon belül többször visszatérő hibákra azonnal fel kell hívni a figyelmet, hogy a hiba mielőbb korrigálható legyen. A visszatérő hibák az ellenőr teendője szempontjából két csoportra oszthatók: 1/ Olyan hibák, amelyek miatt a felvételt meg kell ismételni. PL: kézárnyékosak a felvételek, sok az elmozdult felvétel, összecsúsznak a felvételek stb. Ilyen esetekben az ellenőr két példányú ún. jelzőlapot készít (egy jegyzettömb lapjaira), melyen feltünteti a tekercsszámo(ka)t, amelye(ke)n a hiba ismétlődik, a hiba jellegét és a dátumot. A jelzőlap egyik példányát a felvételezőnek, másikat a műhelyvezetőnek adja át, lehetőleg még a hiba észlelésének napján. Egyidejűleg a jelzőlap adatait, az e célból vezetett hibajegyzékre is feljegyzi, megjegyzés rovatban feltüntetve, hogy jelzőlap készült a hibáról. 21 Olyan hibák, amelyek miatt a felvételt nem kell ugyan megismételni, de kiküszöbölésük a jövőben kívánatos. Pl.: a táblák vagy az iratok ferdén helyezkednek el a képmezőben, a táblák mozgó adatai (pl. gépjel, dátum stb.) rendetlenül vannak kirakva, szöveghiány ugyan nincs a felvételen, de az oldal (vagy lap) széle, ül. annak egy része lemaradt, leszorító pálca helyett a felvételező kezének egy része látszik a felvételen stb. Ilyen esetekben az ellenőr észrevételét a tekercsszám(ok) megjelölésével csak az 1/ alatti jegyzékre jegyzi fel. Egy állag (állagrész) ellenőrzésének befejeztével a jegyzéket átadja a műhelyvezetőnek. 3. Pót- és kiegészítő felvételek elkészítésének előkészületei A pót- és kiegészítő felvételek egy levéltári fondhoz, állaghoz (állagrészhez) általában egyszerre készülnek, a felvételezés és ellenőrzés befejeztével. A pót- és kiegészítő felvételeket ugyanazon a felvevőgépen, ugyanolyan típusú nyersfilmen, ugyanaz a felvételező készítse el, aki az adott levéltári állagot (állagrészt) mikrofilmre vette. Ez alól kivételt csak elháríthatatlan ok esetén lehet tenni. (Pl. kivált a felvételező a levéltár állományából.) A pótfelvételezéshez szükséges levéltári anyag kiemelése az ellenőr által elkészített pótlásjegyzék alapján történik. Akár kötetről, akár egyes iratokról van szó, a ki-