Levéltári mikrofilmezés : Módszertani ajánlás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 5. Budapest, 2000)

II. rész A levéltári anyag mikrofilmezésének szakmai követelményei

emelt levéltári anyag helyére őrjegyet kell elhelyezni. Az őrjegyen szerepelnie kell, hogy mit (jelzet), mikor ki és milyen célból (a cél: pótlás) emelt ki a levéltári anyagból. 4. Pót- és kiegészítő felvételek elkészítése A felvételező a pótlásjegyzék alapján a kiemelt levéltári anyagból a pót- és kiegészítő felvételeket elkészíti. Minden levéltári fond, állag (állagrész) mikrofilmjeihez a pót- és kiegészítő felvételeket önálló filmtekercse(ke)n (esetleg nem teljes tekercsen) kell elkészíteni. Az e célra felhasznált filmek külső dobozukon, a gép betűjelén kívül „P" betűjelet, s ha szükséges, sorszámot is kapnak. A pótlástekercsen az 1. felvétel a gép betűjele törve P(ótlás) vagy R az MSZ 723-1989 szerint, 2. felvétel a levéltári fond, állag (állagrész) jelzetének nem változó adatait tartalmazó tábla, 3. felvétel — üres kocka, 4. felvétel a tekercs száma, melyhez a pótlás vagy kiegészítés készül, 5. felvétel — üres kocka, 6. felvétel annak a címnek a címcédulája, melyhez a pótlás vagy kiegészítés készül, 7. felvételtől: a megismétlődő, a hiányzó felvétel(ek), ezt követően ismét üres kocka, majd a következő címcédula és így tovább. Ha az egy tekercshez tartozó pót- és kiegészítő felvétel(ek) elkészült(ek), újabb üres kocka után az a tekercsszám felvételezendő, mely a pótlásjegyzéken következik, majd az eljárás a fentiek szerint folytatandó. Ha egy cím két tekercsen (tehát az egyik végén és a következő elején) helyezkedik el, és pótfelvételek mindkét részhez szükségesek, két részletben, a címcédula kétszeri felvételezésével kell elkészíteni azokat olyképpen, hogy a címcédula után csak azon a tekercsen levő megismételt vagy kimaradt felvétel következzék. Ezt követi egy üres kocka, a következő tekercsszám, ismét üres kocka, majd az előző címcédula és utána a pótfelvételek második, erre a tekercsre eső része.