Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)
III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK
Másolatkészítés A levéltárak széles körben alkalmazzák a másolatkészítés különböző módjait. Állományvédelmi okokból másolatokra van szükség az erősen kutatott, gyenge vagy károsodott eredeti levéltári anyag használatának minimálisra csökkentéséhez. A kémiailag instabil (például savas papírból lévő) dokumentumokról azelőtt kell másolatot készíteni, mielőtt a rajtuk lévő információ részben vagy teljesen megsemmisülne, és mielőtt bomlástermékeik károsítanák a környezetükben lévő egyéb anyagokat. A másolási eljárások sok sérülési veszélyt rejtenek magukban, azonban vitathatatlan tény, hogy ha másolat áll rendelkezésre, az eredeti dokumentum használata erősen korlátozható. Tehát a másolatkészítés ilyen értelemben állományvédelmi tevékenység. A levéltári anyag károsodásának elkerülésére a másolatkészítés során a munkát nagy gondossággal és ellenőrzés mellett kell végezni. a) Fényképezés A kíméletes kezelésre vonatkozó előírásokat a hagyományos fényképezés alatt lehet leginkább betartani. A fényképezés előnye, hogy a negatív birtokában tetszőleges mennyiségű és méretű további másolat készíthető. A fényképezés során a nagyobb méretű dokumentum rögzítése és a megvilágítás okozhat leginkább károsodást. A rögzítést leszorítással vagy mágnesekkel lehet sérülésmentesen megoldani; nem szabad a levéltári anyagot feltűzni. A megvilágítás ideje és erőssége a lehető legkisebb legyen; ezt speciális lámpákkal lehet elérni úgy, hogy a beállítás lényegesen kisebb fényerő mellett történjék, és az erős fény csak pillanatszerűen érje a tárgyat. b) Fénymásolás (elektrosztatikus másolat készítése) A fénymásolás gyors és kényelmes módszer, azonban több hátránya van. A szines fénymásolatok esetében nagy az elhalványodás veszélye. Mivel a legtöbb szines fénymásológép többször (színenként) világítja meg a dokumentumot, ennek során a fényérzékeny anyagok károsodnak. Azonban a fekete-fehér fénymásolás is súlyos veszélyt jelent a levéltári és könyvtári anyagokra. A sérülés kockázata miatt levéltári anyagot tilos olyan gépen másolni, amelyben a dokumentum mozgó résszel érintkezik. Az ilyen gépek irodai használatra készültek. Állományvédelmi okokból, a hőhatás, a fényhatás vagy a fizikai igénybevétel miatt, általánosságban nem szabad fénymásolatot készíteni a következő levéltári anyagokról:
