Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

- Az állagkartoték áttekintést ad arról, hogy mely levéltár, mely anyaga található meg mikrofilmen a levéltár filmtárában. - A betűrendes mutató cédula-formában készítendő a filmjegyzékekhez és az állagkartotékokhoz. A címszavak összefüggéseikkel szerepeljenek (személyek teljes neve és rangja, intézmények teljes neve stb.). Ha egy címszó ismételten előkerül, úgy az adatok egy cédulán természetesen összesíthetők. Tárolás A biztonsági mikrofilmek (negatív filmek) tárolására a nemzetközi irodalomban különböző hőmérsékleti és légnedvességi ajánlatokat találunk. Leggyakoribban a 14-16°C és 30-40% rel. nedvesség. (Ajánlott tárolási körülmények 4-13°C és 35+5% rel. nedvesség!) Ezért az ideális az, ha klimatizált a helyiség, ahol a negatív mikrofilmeket őrzik. Óvni kell a sérülésektől és az ultraibolya sugárzástól is (napfény!), vagyis a helyiségnek csak mesterséges világítása legyen, amit csak az archívumban végzett rövid ideig tartó munka - filmek elhelyezése, kivétele - alatt használnak. A negatív filmállomány minőségét rendszeresen ellenőrizni kell, hogy nem szenvedett-e valamiféle károsodást, ti. az ezüsthalogenid filmek emulziója szerves anyag, amelyet - a legnagyobb gondosság mellett - gombák támadhatnak meg, esetleg pótolhatatlan veszteséget okozva. A filmtekercsek tárolásához használt orsók, dobozok anyaga nem befolyásolhatja a filmek minőségét. A zárt és tisztán tartott archívumban sem gátolható meg a porképződés, ezért időnként portalanítani kell a helyiséget. A mikrofilmek kutatása A mikrofilmre vett anyagban való kutatásra a levéltári kutatás szabályai érvényesek. Ha mikrofilmre vettek egy iratanyagot, akkor - bizonyos kivételektől eltekintve - azokban a kutatás eredetiben nem lehetséges. Ilyen kivétel az eredeti irat formája, a mikrofilmek rossz olvashatósága, vagy az a tény, hogy több száz illetve ezer felvételt tartalmazó filmtekercsen vonatkozó, vagy kutatási korlátozás alá eső irategyüttesek is találhatók. (Deákné Németh Zsuzsa)