Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)
III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK
A másik - technikai - követelmény: a film élessége, a hibátlan, archiválásra alkalmas minőség. Filmtári megőrzésre csak olyan film kerülhet, mely sérüléstől és folttól (pl. ujjlenyomat) mentes, s nem tartalmaz olyan szennyeződést (pl. előhívásból visszamaradt, a megengedettnél nagyobb mennyiségű vegyszert), amely hosszabb ideig tartó megőrzés során a film rongálódásához, pusztulásához vezet. E fejezet a levéltári anyag biztonsági mikrofilmezéséhez szükséges általános ismereteket tartalmazza. Megjegyzendő, hogy teljes fond, állag vagy állagrész filmezésénél nemcsak az a biztonsági szempont érvényesül, hogy az eredeti pusztulása vagy károsodása esetén a mikrofilm megőrzi az információt, hanem az állagmegóvási szempont is. Ha ugyanis a levéltár mikrofilmen bocsátja a levéltári anyagot a kutatók rendelkezésére, ezzel jelentékeny mértékben óvja az eredeti levéltári anyag állagát. Tehát a biztonsági film illetve ennek másolata jelentős mértékben szolgálja a kutatási célokat. Az iratok előkészítése Csak az egyes iratokig lemenőén - darabszintig - véglegesen rendezett levéltári fond, állag vagy állagrész mikrofilmezhető. Bekötött levéltári anyag esetében a kötetek megfelelő egymás utáni sorrendjét biztosítani kell. Olyan kötet esetében, amely szervesen össze nem tartozó részekből áll (kolligátum) meg kell állapítani az egyes részek jellegét (címét, évkorét). Ezt a kötet jegyzékelésénél figyelembe kell venni. Köteteket beköttetni vagy kötéseiket javíttatni a filmrevétel után kell. Be nem kötött - laponkénti - levéltári anyag esetében a rendezést a nagyobb levéltári egységtől a kisebb egységig kell folytatni mindaddig, amíg minden egyes irat a helyére nem kerül. Ügyiraton belül az iratok olyan rendben helyezendők el, hogy az első irat legfelül, az utolsó pedig legalul legyen. Vagyis: az egyes iratok (pl. alapirat és mellékletei, előirat és utóirat) úgy helyezkedjenek el egymás után, hogy ha bekötnék az iratokat, egy kötet egymás után következő lapjaiként legyenek olvashatók. Az iratokat egymásba rakni nem szabad, illetve azok egymásba helyezve nem hagyhatók. Az iratok egymásba helyezése leginkább azért történt, hogy egyik irat tartsa a másikat. Ennek megszüntetésekor az összetartozó iratokat ajánlatos félbehajtott borítóba (palliumba) helyezni. A félbehajtott (fraktúr) ügyiratokat oly módon kell rendezni, hogy
