Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

kihajtás után az egyes iratok úgy következzenek egymás után, mintha egy kötet vagy füzet lapjai volnának. Ha egy jelzet alatt (pl. egy palliumban) nincs 10-nél több felvételre szükség, akkor a jelzeten belüli iratok rendezésétől és paginálásától is el lehet tekinteni. Azokat az iratokat, amelyeknek rongáltsága a felvételezést nem teszi lehetővé, felvételezés előtt restauráltatni kell. Ha a felvételezés más levéltárban történik és a felvételezés érdekében kötetek szétbontása válik szükségessé, az újraköttetést a kötést szétbontó levéltár kötess elvégezni (elvégeztetni). A fentiek szerint rendezett iratokat jelzeteim kell. Ideálisnak az tekinthető, ha minden egyes iraton rajta van a teljes jelzet. Ez azonban nagy munkaigénye miatt csak kivételes esetekben (kötetek, oklevelek, térképek) érhető el. A jelzetelésnek legalább középszinten kell megtörténnie, vagyis a legkisebb raktári egységen (csomó, doboz) belüli legnagyobb levéltári egységeket (ügyirat, alapszám, dosszié stb.) jelzettel kell ellátni. A jelzetelésnek teljesnek kell lennie, vagyis az őrző levéltár nevétől kezdve a középszintig lemenőén az identifíkáláshoz szükséges minden adatot - rövidítve vagy jelekkel - tartalmaznia kell. A jelzetet a levéltári egység (kötet, ügyirat, dosszié stb.) első oldalán kell feltüntetni. Kívánatos, hogy a jelzet állandónak tekinthető elemei, de legalább az őrző levéltári intézmény neve rábélyegzett legyen a felvételezendő iratanyagon. A levéltári egységen már feltüntetett jelzetet a jelzetelésnél fel lehet használni, ha a félreérthetetlen jelzeteléshez alkalmas. Ez esetben el lehet tekinteti attól, hogy a jelzet a levéltári egység első oldalán legyen feltüntetve. Az egyes köteteket, az egyes ügyiratokat (numerus, alapszám, dosszié stb.) 1 -gyei kezdődően oldalszámozni (paginálni) vagy lapszámozni (fóliálni) kell. Csak azokat az oldalakat kell számmal ellátni, amelyeken írás van. A számozást azzal az oldallal/borítólappal kell kezdeni, amelyen a levéltári jelzet olvasható. Az első oldalra rá kell írni a levéltári egység (kötet, ügyirat) legmagasabb oldalszámát is, és azt be kell karikázni. A kötetek meglévő megfelelő oldalszámozása esetén újraszámozás nem szükséges. Ez esetben az oldalszámozás ellenőrizendő. Ha számozási hibák vannak, úgy azokat jelezni kell. Ha egy köteten belül az oldalszámozási hibák száma meghaladja az oldalak számának 1-2%-át, a kötetet újra kell számozni. Olyan kötetet, amelynek elején vagy