Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

leggyakrabban használt állagaikat vagy legalább azok segédleteit filmen bocsássák a kutatók rendelkezésére. - Allománygyarapító mikrofilm segítségével a levéltár olyan anyagot is a kutatók rendelkezésére tud bocsátani, amelynek eredetijét más levéltár őrzi, amely azonban a levéltár illetékességi területére, annak történetére vonatkozik. Különösen olyan esetben van ennek jelentősége, amikor az országhatárok vagy a megyehatárok megváltozása folytán egy fond több ország vagy megye számára válik őt érintő történeti forrássá. - A helymegtakarító mikrofilmre azért van szükség, hogy elkészülte után az eredeti iratanyagot megsemmisítsék és így szabadítsanak fel raktári férőhelyet. Kis értékű, ugyanakkor nagy terjedelmű iratanyag ilyen redukciója történhet a fondképzőnél, de történhet a levéltárban is. - A rendelésre készülő mikrofilm nem a levéltár számára, hanem külső megrendelőknek készül a levéltár őrizetében levő iratanyagról. - Mib'ofilmpublikációról akkor beszélünk, ha a levéltár a saját anyagáról készített negatív mikrofilmről másolatokat készít a megrendelők számára, hogy a levéltár anyagát szélesebb körben hozzáférhetővé tegye. A levéltári anyag mikrofilmezésének szakmai követelményei A levéltárakban többféle célból készülnek (készülhetnek) mikrofilmek, de bármely célból készüljenek is, két alapvető követelménynek kell megfelelniök. Az egyik - tartalmi - követelmény: az elkészült mikrofilm a lehetőség határain belül pontosan tükrözze az eredetit, amelyről készült. Ez azt jelenti, hogy a levéltári iratról (könyvről) készített mikrofilmfelvételen a szöveg teljes (hiánytalan), a vonalak, betűk kontúrja éles, jól olvasható legyen. A mikrofilmen rögzített iratanyagnak tükröznie kell az eredeti szerkezeti felépítését és pontos levéltári jelzetét, hogy bármikor azonosítani, visszakeresni lehessen. Kívánatos, hogy a mikrofilm az irat fizikai jellemzőiről is tájékoztassa használóját, amikor erre szükség van (pl. a papír rongált, elszineződött, az írás elhalványult, stb.). Ily módon látszik biztosíthatónak, hogy a levéltári mikrofilmek teljes vagy közel teljes - értékű levéltári anyagként legyenek használhatóak.