Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

megadásának a dátumát feltüntetni. Az utolsó két rovatot csak abban az esetben szükséges kitölteni, ha a kutatási engedély megadása a művelődési és közoktatási miniszter 6/1995. (VIII.8.) MKM rendeletével létrehozott kuratórium hatáskörébe tartozik. A levéltár által felterjesztett kutatási kérelemre meghozott kuratóriumi döntés számát és keltét a megfelelő rovatba kell bejegyezni. A „megjegyzés" rovatban írhatók le mindazon kezelési feljegyzések, melyek a kérőlappal, illetve az azon kért irattal kapcsolatosak. A kutatótermet működtető szervezeti egység vezetője a nyilvántartó könyvet minden év december 31-ével keltezett aláírásával és az osztály körbélyegzőjével lezárja, majd azt a kutatóterem felügyelője a következő év január l-jével - újrakezdődő sorszámmal megnyitja. A kutató az általa kutatni kívánt levéltári anyagot mindenkor kérőlap, kísérőlap és őrjegy szabályszerű kitöltésével és benyújtásával a kutatóterem felügyelőjétől kérheti. A kérőlapon és a kísérőlapon a kutató köteles a nevét, kutatási engedélyének a számát, az általa kutatásra igényelt levéltári anyag szabályos jelzetét, a kérőlap beadási dátumát feltüntetni. A kérőlap rovatai a következők: a kérőlap száma, a kérőlap kiállításának a dátuma, a kutató neve, a kért irat jelzete (fond, állag, raktári szám megjelölésével), a kérőlapot átvevő személy aláírása, a reponálást végző személy aláírása, az irat kutatóba érkezésének, majd visszaadásának a dátuma, végül a kutatóterem felügyelőjének az aláírása, és a dátum. A kísérőlapra, a levéltári anyaggal kapcsolatos kezelési feljegyzéseket kell rávezetni a kiemelése és visszahelyezése közötti időben, tehát a levéltári anyag kiadásának és visszahelyezésének a keltét, valamint a levéltári anyag mennyiségére vagy állapotára utaló megjegyzéseket. A kísérőlapon fel kell jegyezni azt is, ha a levéltári anyag a megadott jelzeten nem volt megtalálható. A kísérőlapot a kutatás tartama alatt végig a levéltári anyag mellett kell őrizni; a kutatás befejezésekor, illetve a levéltári anyag visszaszállításakor a visszavételt a kutatószolgálat vezetésével megbízott levéltáros a kísérőlapon igazolja és a kutatóterem felügyelője azt átadja a kutatónak. A kérőlapokat a levéltári anyag reponálása után iktatószámuk sorrendjében lerakják, majd a következő év elején irattárba helyezik. 30 évig kell őrizni azokat. Ez idő alatt bennük csak hivatalos célú és jellegű kutatás engedélyezhető.